Как научиться планировать время? О тайм-менеджменте и списке дел
Не пугайтесь этого сложносочиненного слова, заимствованного из английского – «тайм-менеджмент». В действительности это всего лишь наука о том, как грамотно планировать время. «Всего лишь» – не потому, что уметь строить планы вовсе не важно. Просто все мы так или иначе делаем это каждый день, или каждую неделю. Пока мы составляем списки дел, выполнить которые – вопрос жизни или смерти, или просто очень желательно, мы уверены, что все будет именно так, как расписываем. Но когда настает пора приступать к делу, выясняется, что времени на все не хватает, или что на бумаге мы дали себе слишком малый перерыв для отдыха, и потому не можем идти дальше. Оказывается, на процент «выполнения плана» влияет форма, в которой мы его составили.
7 узелков на память: Планируем время
Не успеваешь, зашиваешься, путаешься в паутине дел и совершенно не имеешь представления, как из нее выбраться… Книги по тайм-менеджменту учат успевать все, не жертвуя ничем, но чтобы прочитать эти книги, тоже нужно время. А его нет.
Если вам, как и мне, отчаянно не хватает 24 часов в сутках и нужно минимум часов 36, то наверняка приходилось составлять списки дел. Впрочем, составлять их можно по-разному. Это не совсем очевидно, но форма, в которую вы облекаете список дел, может сильно повлиять на продуктивность. Вот семь способов фиксировать свои to-do-листы и грамотно планировать время.
1. К лейкие листочки
Их можно развешивать перед глазами на рабочем столе – или вдоль своих обычных «дорожек» по квартире. Можно завешивать монитор со всех сторон или отвести отдельное пространство на стене. Главное, чтобы каждому листочку соответствовало одно дело. И как только дело сделано, листочек нужно снять и выбросить!
2. Д линный список
Бывает так, что одна задача разрастается в огромную и неподъемную. Тут-то и настает самое время сесть и аккуратненько разложить задачу на подпункты. Самое увлекательное – это наблюдать, как по ходу составления списка со сложной нумерацией, кое-где доходящей до трех, а то и четырех уровней, в голове наступает ясность, и сам список уже не так и нужен. И без него понятно, что и как делать.
3. К артинки на салфетках
Наше сознание гораздо легче и проще воспринимает картинки, чем текст. Именно поэтому многие психологи, специалисты по тайм-менеджменту и дизайнеры настоятельно рекомендуют почаще применять в работе картинки. Причем Дэн Роэм, автор книги «Практика визуального мышления», настаивает, что картинки должны быть настолько просты, чтобы их можно было нарисовать на салфетке за пять минут. Только в этом случае они действительно помогут решать проблемы, а не создадут дополнительные.
Лучшие ежедневники – это ежедневники с непроставленными датами. Фактически, это залог успеха. Когда все дни пронумерованы за вас и вы пропускаете несколько, мелькает мысль: «Ну вот, все, я сбилась. Дальше можно уже не продолжать, дни упущены, вон сколько страниц пустых…» Почему-то когда есть возможность сделать перерыв, а потому вернуться без потерь, гораздо проще возобновлять прерванное. Вот почему все мои ежедневники – только с днями недели, но никогда не привязаны к конкретным датам.
5. Г рифельная доска
С самым настоящим мелом. От этого веет школой, детством и приключениями. А еще на этой доске можно рисовать! Можно использовать вместо грифельной доски доску для маркеров, хотя это, конечно, это чуть менее увлекательно.
Сейчас почти в любом телефоне (не говоря уже о смартфонах) есть специальное приложение для тех, кто все время забывает о важных делах из-за их количества: это специальные электронные напоминания. Если что-то конкретное, что вы боитесь забыть, нужно сделать в определенное время, смело вносите его в свой мобильный! И ставьте будильник.
7. Э лектронные планировщики
В офисной жизни зачастую не обойтись без электронного планировщика, который совмещает в себе ежедневник, списки дел и напоминания – и все это «живет» под рукой! А точнее, перед глазами. У подобных программ обычно достаточно много удобных функций, главное – их изучить.
Основная беда в планировании времени и применении тайм-менеджмента в жизнь в том, что любой список дел нужно сперва составить. И сделать это тщательно и разумно. Пока научишься, многократно бросишь с мыслью: «Никогда мне не научиться планировать время!» Но поскольку дел всегда больше, чем можно уложить в 24 часа, мы будем раз за разом возвращаться к поискам оптимальных способов уплотнить время. Когда-нибудь точно научимся!