Выдаем историческую справку организации (Е. Кожанова, журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 5, май 2017 г.)
Журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 5, май 2017 г., с. 46-52.
Историческая справка организации - документ, актуальный для предприятий с богатой историей. Если происходили реорганизации или (и) переименования, то он необходим. Историческая справка хороша тем, что в ней в краткой форме с однозначными ссылками на соответствующие документы приводятся основные вехи развития компании. Мы расскажем, как в отсутствие архива составить историческую справку в отделе кадров и каким образом приложить ее к архивным справкам, выдаваемым по запросам работников.
Историческая справка в полном своем воплощении составляется в архиве организации и ежегодно дополняется. Если общего архива нет и осуществляется только хранение документов по личному составу, то и историческую справку придется составлять кадровикам. Конечно, это будет ее упрощенный вариант.
Примечание. См. статью "Полное оформление дел на хранение: инструкция для кадровика" на стр. 15 журнала N 1' 2017.
Когда и для чего нужна историческая справка
Историческая справка нужна отделу кадров, если за время существования компании в ней происходили организационные изменения или (и) переименования. Тогда при составлении архивных справок и выписок по запросам бывших работников может оказаться, например, что сотрудник был принят в ООО "Мелодия", а уволился из ООО "Симфония". Или пришел работать в ООО "Энергия", которое затем было присоединено в результате поглощения к ОАО "Атом", а еще через некоторое время ОАО "Атом" превратилось в ПАО "Атом". Вариантов может быть множество. Все подобные "неожиданности" в служебной биографии работников должны быть объяснены. Для этого и существует историческая справка.
При ликвидации организации документы по личному составу передаются на государственное хранение тоже в сопровождении исторической справки. Услугу по ее составлению может оказать и архив, но информационным источником все равно будут представители ликвидируемой компании.
Таким образом, историческая справка требуется:
при подготовке архивных справок и выписок,
передаче дел по личному составу на государственное хранение в случае ликвидации организации.
Историческая и архивная справки: как не перепутать
Историческая и архивная справки - это два разных документа.
Историческая справка - это вспомогательный архивный справочник, в котором в краткой форме описывается история организации. Она составляется единожды, а потом только дополняется при необходимости.
Архивная справка - это одна из форм ответа на запрос, например, бывшего работника компании. На каждый запрос составляется отдельная справка и направляется заявителю.
Составляем историческую справку
Для грамотного составления исторической справки нужно обратиться к двум источникам:
1. Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила-2015).
2. Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива 06.02.2002 (далее - Основные правила). Приоритет за Правилами-2015: во-первых, утверждены приказом министерства, и потому имеют приоритетное значение, во-вторых, они на 13 лет моложе Основных правил. Зато последние более конкретны, благодаря чему очень эффективны в своей роли методического документа.
Историческая справка как вспомогательный архивный справочник упоминается в п. 5.4 Правил-2015, а в п. 5.6 подробно рассказывается о том, что в ней должно быть. Для удобства представим содержание исторической справки в виде схемы (на стр. 48).
Схема. Историческая справка
Историческая справка
Примечание. См. статью "Выдача отделом кадров архивных справок, копий, выписок" на стр. 36 журнала N 4' 2016.
Конечно, кадровику вряд ли удастся заполнить абсолютно все перечисленные в схеме информационные блоки. Но делать этого и не нужно: это работа архивариуса, причем на том этапе становления системы хранения документов, когда архив уже работает в полную силу. Мы будем составлять "облегченный" вариант исторической справки, цель которого - описать историю организации, которая не могла не отразиться в учетных кадровых документах.
Представим в таблице информационные блоки, которые может содержать историческая справка, создаваемая для нужд отдела кадров.
Таблица. Содержание исторической справки
Даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации
На основе соответствующих распорядительных документов
Структура и функции, их изменения
На основе организационной структуры
С оговоркой, что речь идет только о документах по личному составу
Крайние даты документов
Степень сохранности документов
Особенности формирования единиц хранения и их систематизации
Место хранения документов по личному составу
С указанием фактического адреса нахождения хранилища
Оформление исторической справки
С точки зрения делопроизводства историческая справка представляет собой обыкновенный информационно-справочный документ, который оформляется на бланке организации и содержит реквизиты:
- наименование организации (полное и, при его наличии, сокращенное);
- наименование вида документа;
- дата документа (дата подписания справки);
- номер документа (обычно это N 1; крайне редко и в очень "частных" случаях на предприятии за год составляется больше одной исторической справки);
- место издания документа (если наименование населенного пункта не входит в наименование организации);
Подписывают историческую справку составитель - в нашем случае начальник отдела кадров - и руководитель организации.
Отдельного внимания заслуживает реквизит "Текст документа". Не будем забывать, что у нас справка, то есть документ, содержащий исключительно факты. Никакой оценочной информации в исторической справке быть не должно. Не нужно также превращать ее в презентационную статью и помещать в текст обороты, уместные больше на школьной экскурсии по предприятию. Например, такие конструкции, как "в далеком 1973 году", "в этот трудный для страны период наш завод. " и т.п.
Историческая справка - документ архива, и никакой презентационной нагрузки не несет. Одновременно не нужно пускаться в излишние подробности. Так, при сообщении о создании организации достаточно ссылки на приказ. Никаких прочих регистрационных данных и реквизитов указывать не нужно (Пример 1).
Пример 1. Историческая справка организации, составленная в отделе кадров
Акционерное общество "Природные ресурсы"(АО "Природные ресурсы")
Общество с ограниченной ответственностью "Природные ресурсы" образовалось в 2009 году (договор об учреждении от 18.03.2009 N 1).
Общество с ограниченной ответственностью "Природные ресурсы" реорганизовано в форме преобразования в Закрытое акционерное общество "Природные ресурсы" (решение учредителей от 17.05.2010 N 534).
1 сентября 2014 г. Закрытое акционерное общество "Природные ресурсы" реорганизовано в форме преобразования в Акционерное общество "Природные ресурсы" (решение акционеров от 01.09.2014 N 653).
Основной вид деятельности АО "Природные ресурсы" - производство и распределение газообразного топлива.
Приказом от 09.01.2017 N 1 утверждена следующая организационная структура:
2 - Управление по персоналу,
Управление по персоналу АО "Природные ресурсы" осуществляет архивное хранение документов по личному составу. Хранение осуществляется по адресу: г. Москва, ул. 25-й дивизии, д. 42, к. 3, каб. 0021.
На хранении находятся документы по личному составу за 2010-2016 годы в количестве 965 томов (опись N 1/ЛС). Документы по личному составу за 2009 год были утрачены при пожаре в офисе АО "Природные ресурсы", произошедшем 15 января 2010 года (акт о пожаре от 15.01.2010 N 1).
Состояние документов, находящихся на хранении, хорошее. В дела сформированы документы одного календарного года (за исключением личных дел). Каждая единица хранения содержит не более 250 листов. Тома сшиты в картонные обложки, снабжены внутренней описью, листом-заверителем.
В соответствии с п. 5.6 Правил-2015 историческая справка для фонда составляется в двух экземплярах, один хранится в деле фонда, второй передается в государственный (муниципальный) архив. В этом положении речь идет об организациях, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и обычных организаций касается только тогда, когда их документы при ликвидации передаются на госхранение. Наша "облегченная справка" может существовать и в единственном экземпляре.
После того как справку подпишет генеральный директор, с нее снимается скан-копия, а оригинал справки помещается в дело. Вряд ли он будет требоваться часто, разве только в случае судебных разбирательств для представления на заседаниях. К архивным справкам и прочим документам может прикладываться заверенная копия данной справки. Нигде не написано, что копия должна быть заверена, однако рекомендуется все же произвести эту несложную процедуру, чтобы ни у кого не возникло даже малейшего сомнения в подлинности копии.
Заверение копии происходит стандартно, по хорошо знакомому каждому кадровику алгоритму: на копии документа проставляется штамп "Копия" или "Копия верна", затем указывается должность, фамилия и инициалы уполномоченного заверять копии работника, его личная подпись и дата заверения копии.
Обратите внимание на Пример 2: на бланке организации сообщается, что работник был принят в организацию с тем же наименованием, но другой организационно-правовой формой. По месту предъявления этой справки наверняка возникнут вопросы. Что это: опечатка, попытка ввести в заблуждение, правда? Копия исторической справки снимет эти вопросы.
Пример 2. Архивная справка со ссылкой на копию приложенной исторической справки организации
Акционерное общество "Природные ресурсы"(АО "Природные ресурсы")ул. 25-й дивизии, д. 42, к. 3, оф. 0010, г. Москва, 123456Тел./факс: (123)456-78-90, e-mail: office@priroda.com, www.priroda.comОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, ИНН/КПП 1234567890/123456789
N 436-5/И от 19.05.2017
На N 2341-2/В от 16.05.2017
Г-же Калининой Т.К.
ул. Пушкина, д. 44, кв. 246,
г. Москва, 123456
В документах Акционерного общества "Природные ресурсы" содержатся следующие сведения о работе Калининой Тамары Константиновны (д. р. 04.02.1974).
28 июля 2010 года принята на должность ведущего инженера в производственно-технический отдел ЗАО "Природные ресурсы" (приказ от 28.07.2010 N 356-32/лс).
Уволена по собственному желанию 21 декабря 2016 года на основании п. 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации (приказ от 21.12.2016 N 462/лс).
Основание: Ф. 1, оп. 1 л/с, д. 01-02, т. 2, л. 201; д. 01-03, т. 2, л. 159.
Приложение: копия исторической справки АО "Природные ресурсы" на 1 л. в 1 экз.
Ежегодные дополнения к исторической справке
В архивах организаций историческая справка составляется один раз, а в последующие годы к ней готовятся дополнения. К "камерной" справке отдела кадров это относится только в том случае, если в прошедшем году компанию постигли крупные организационные изменения: реорганизация, переименование, изменение оргструктуры, открытие новых видов деятельности.
Предположим, к нашей гипотетической организации из Примеров 1 и 2 АО "Природные ресурсы" в 2017 году в результате поглощения присоединилось ООО "Газовик". Тогда в январе 2018 года начальник отдела кадров подготовит дополнение к справке, которое будет выглядеть так, как показано в Примере 3.
Пример 3. Дополнение к исторической справке, составленной в отеле кадров
Акционерное общество "Природные ресурсы"(АО "Природные ресурсы")
Дополнениек исторической справке
В 2017 году в АО "Природные ресурсы" произошло следующее изменение: присоединено АО "Газовик" (приказ от 21.09.2017 N 1007/1-ОД).
Виды деятельности организации не менялись.
Документы по личному составу АО "Газовик" приняты в Управление по персоналу АО "Природные ресурсы" и оформлены на хранение с присвоением фонду номера 2.
Если при подготовке архивной справки придется сослаться не на историческую справку, а на приложение к ней, то реквизит "Отметка о приложении" будет выглядеть так:
Приложение: копия исторической справки с дополнением на 2 л. в 1 экз.
Прикладываться при этом будет и историческая справка, и дополнение; оба документа в виде заверенных копий.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия"
Учредитель и издатель ООО "Бизнес-Арсенал"
Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ N ФС77-37544 от 17.09.2009.