Используем наличку на нужды организации
На свои текущие нужды организация вправе использовать наличные деньги (далее – наличные). Их можно получить в обслуживающем банке с расчетного счета организации. Также можно воспользоваться наличными, которые поступают в кассы организации из других источников. Рассмотрим, в каком порядке и в какие сроки производится использование наличных белорусских рублей в организации.
Соблюдаем законодательство
Организация получает наличные в обслуживающем банке со своего банковского счета на цели, установленные законодательством. Использовать эти деньги можно только на те цели, которые указаны банку при их получении <1> .
Пример. Организация получила в обслуживающем банке наличные на выплату дивидендов. Акционер не обратился за этими деньгами по причине болезни. Указанными деньгами нельзя воспользоваться для иных целей, и потому они подлежат возврату в банк
Более свободно можно распоряжаться наличными, которые поступили в кассу организации из других источников. Это выручка от реализации товаров (работ, услуг), возмещения недостач, внесенные виновными лицами в кассу организации, а также иные поступления наличными. Их можно расходовать на любые текущие цели, не противоречащие законодательству. Это правило распространяется и на наличные, которые поступили в кассу организации в качестве возврата наличных, ранее полученных в банке и выданных из кассы организации <2> .
Пример. Организация получила в банке наличные деньги для выплаты командировочных. Эти деньги выданы работнику, направленному в командировку. По истечении командировки работник вернул неиспользованную сумму командировочных. Указанные деньги можно использовать на другие цели, в том числе на выплату пособий, дивидендов, отпускных и т.д.
Расходовать наличные, поступившие в кассы организации из других источников, можно при отсутствии <3> :
– наложения ареста и обращения взыскания на деньги организации, находящиеся на текущих (расчетных) банковских счетах;
– приостановления операций по банковским счетам организации;
– картотеки к внебалансовому счету «Расчетные документы, не оплаченные в срок» (за исключением случаев, установленных Президентом Республики Беларусь).
Если имеются названные ограничения, наличные использовать нельзя. Их нужно сдать в банк.
НА ЗАМЕТКУ Не могут использовать наличные, поступившие из других источников, ликвидируемые организации и организации, в отношении которых открыто конкурсное производство. Эти деньги сдаются в банк <4>
Размер наличных, выплачиваемых из кассы организации физлицам, не являющимся индивидуальными предпринимателями, не ограничивается.
Пример. Торговая организация приобрела у гражданина автомобиль, бывший в употреблении, за 14000 руб. Согласно договору эта сумма выплачивается гражданину из ее кассы. Выручка из магазинов сдана в кассу организации и в указанном выше размере выплачена гражданину наличными
При наличных расчетах с организациями и индивидуальными предпринимателями нужно соблюдать предельный размер. Он составляет 100 базовых величин в день <5> .
Примечание Подробнее о том, как определить размер расчетов наличными с организациями и индивидуальными предпринимателями, см. статью «Наличные расчеты между организациями и ИП» (И.Г.Коржовник)
Сроки использования, если наличные деньги поступают постоянно
Организация, которая имеет ежедневные либо постоянные поступления наличных в свои кассы, самостоятельно в письменной форме определяет порядок и сроки сдачи наличных. Эту информацию она сообщает в обслуживающий банк <6> .
Под постоянными поступлениями в данном случае понимают поступления более 5 дней в предыдущем календарном месяце <7> .
Такая организация может использовать на свои текущие нужды как наличные, полученные в банке, так и наличные, поступившие в кассы из других источников (выручка и иные поступления).
Выдача наличных, полученных в банке на определенные цели, производится в течение 3 рабочих дней, включая день получения денег в обслуживающем банке. Сельскохозяйственные организации могут выдавать наличные в течение 5 дней <8> .
Наличные, поступившие в кассы организации из других источников, также выдаются в течение 3 (5) рабочих дней, включая день наступления выплат. Однако в данном случае нужно соблюдать следующее требование. При совпадении дня выдачи наличных и срока их сдачи в кассе можно оставить сумму, необходимую для проведения текущих операций только в этот день <9> .
Пример. Ежемесячно организация выплачивает зарплату 12-го числа из выручки. На 12-е число текущего месяца пришелся срок сдачи наличных денег в банк. В кассе организации есть 14500 руб. На проведение текущих операций в этот день необходимо 13000 руб. В банк 12-го числа нужно сдать 1500 руб. (14500 – 13000), несмотря на то что эта сумма нужна для выплаты зарплаты 13-го числа
Неиспользованные наличные по истечении указанного выше срока можно хранить в кассе организации до наступления срока сдачи денег.
НА ЗАМЕТКУ Организация, имеющая постоянные поступления наличных, не устанавливает лимит остатка кассы, то есть остаток, который может находиться в кассе на конец рабочего дня. Определяется сумма разменных денег, которая может оставаться в кассе на момент сдачи денег согласно установленному сроку <10>
Наличные, которые не использованы на оплату труда, выплату стипендий, пенсий своим работникам (ранее состоявшим в штате работникам), пособий, дивидендов, алиментов, депонируются. Для этого в платежной ведомости напротив фамилий лиц, которым деньги не выплачены, ставится штамп или учиняется запись «Депонировано». Также составляется реестр депонированных сумм <11> .
Пример. Из магазинов в кассу торговой организации 20.04.2017 сдана наличная выручка в сумме 7200 руб. для выплаты аванса на зарплату. Срок сдачи наличных из кассы организации – каждая среда месяца. Срок выплаты аванса – 20-е число каждого месяца. В течение 20, 21 и 24 апреля текущего года выплачен аванс в сумме 7000 руб. По решению организации 24.04.2017 – рабочий день. Остальная сумма 200 руб. депонирована. Указанную сумму надо сдать в банк в среду – 26.04.2017
Сроки использования, если наличные деньги поступают непостоянно
Организация, которая получает наличные деньги в обслуживающем банке и имеет иные непостоянные поступления наличных денег – а это не более 5 дней в предыдущем календарном месяце, – самостоятельно в письменной форме устанавливает сроки выдачи наличных денег из своих касс для проведения текущих операций, за исключением некоторых выплат <12> .
НА ЗАМЕТКУ Не нужно устанавливать сроки выдачи наличных на оплату труда, выплату стипендий, пенсий своим работникам (ранее состоявшим в штате работникам), пособий, дивидендов, алиментов. Эти сроки определены законодательством. Так, наличные деньги на указанные цели выдаются в течение 3 рабочих дней, включая день получения денег в обслуживающем банке либо день наступления указанных выплат. Для сельскохозяйственных организаций установлен свой срок. Они выдают наличные в течение 5 рабочих дней <13> Пример. Организация оптовой торговли имеет непостоянные поступления наличных в кассу. Приказом руководителя установлено, что наличные на проведение текущих операций выдаются в течение 4 дней, включая день получения наличных денег в обслуживающем банке либо день их поступления в кассу организации. В кассу организации 02.05.2017 внесены наличные деньги индивидуальным предпринимателем за приобретенные товары. Эти деньги можно использовать на текущие нужды организации в течение 4 дней – со 2 по 5 мая текущего года. Неиспользованные деньги 6 мая следует сдать в банк
Ниже приведен пример приказа на установление срока выдачи наличных денег из кассы организации для проведения текущих операций.
ответственностью «Золотой ключик»
Об установлении срока выдачи наличных денег из кассы организации для проведения текущих операций
В связи с производственной необходимостью,
1. Установить срок выдачи наличных денег из кассы организации для проведения текущих операций, за исключением их выдачи на оплату труда, выплату пособий и алиментов. Наличные деньги для проведения текущих операций выдавать в течение 4 рабочих дней, включая день получения наличных денег в обслуживающем банке либо день их поступления в кассу организации.
2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Петрову А.Н.
Начальник юридического отдела Подпись А.С.Орлов 16.01.2017
Что делать, если в течение установленного срока выдачи наличных денег они не использованы? Неиспользованные деньги нужно сдать в банк на следующий рабочий день <15> .Как быть если организация, имеющая непостоянные поступления денег, не установила письменно сроки выдачи наличных денег из своих касс? Ей нужно воспользоваться сроком, установленным законодательством. Это 3 рабочих дня, включая день получения денег в обслуживающем банке либо день наступления указанных выплат. Для сельскохозяйственных организаций этот срок составляет 5 дней <14> .