Реестр описей дел в архиве — образец заполнения 2021 и 2021
Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.
Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.
К каким личным делам должна составляться опись
Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся
- те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
- а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).
Образец описи дел постоянного хранения
Закрытое акционерное обществоУТВЕРЖДАЮ«Сиам»директор(ЗАО «Сиам»)ЗАО «Сиам»Фонд № 672___________К.М. ЖелезнякОпись № 131.10.2014дел постоянного храненияза 2012 год№ п/пИндекс дела Заголовок делаКрайние датыКол-во листовПримечание12 3456 Общий отдел 164 01-07 Приказы № 01-58 директора ЗАО «Сиам» по основной деятельности за 2012 год и документы к ним. Том 1 15 января-В данный раздел описи внесено 41 (сорок одна) ед. хр.,
С №164 по №192, в том числе:
литерные номера: 165а
пропущенные номера: нет.
АрхивистЮ.С. Кривошеева27.10.2014Ведущий специалист общего отделаЛ.Д. Войчук27.10.2014
Протокол ЗАО «Сиам»
Итак, теперь у вас есть образец описи постоянного хранения, а также мы ознакомили вас с основными нюансами, касающимися составления этого документа. В следующей публикации мы поговорим о том, как упорядочить документы по личному составу.
Кто должен составлять документ
Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.
Как составлять внутреннюю опись документов личного дела
На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:
- каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
- использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).
Документ должен содержать в себе ряд сведений:
- наименование предприятия,
- должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
- список описываемых документов,
- полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).
К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.
Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.
Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).
Галина КудряковаОдним из обязательных итоговых документов, которые составляются ежегодно, как правило, в конце года, является годовой или годовые разделы сводной описи дел по личному составу. Он составляется на основании годовых разделов сдаточных описей дел структурных подразделений. В данную опись включаются все дела по личному составу, имеющие срок хранения выше 10 лет (45, 50, 75 лет). Сводная опись дел по личному составу составляется во всех без исключения организациях независимо от их статуса и к формы собственности.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по установленной форме, которая предусмотрена приложением 21 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, которые являются на сегодняшний день основным нормативным документом для работников архивов организаций.
Несколько слов о нумерации описи. Напоминаю, что поскольку вопросы нумерации описей дел в нормативных документах ранее не рассматривались, общепринятой в архивной практике долгие годы (более 80 лет) являлась следующая нумерация описей дел:
· для документов постоянного хранения — № 1;
· для документов по личному составу (75 лет хранения) — № 2;
· для документов временного (свыше 10 лет) хранения — № 3.
Такая нумерация описей применялась для организаций Списка № 1 (организации, передающие свои документы на постоянное хранение в государственные архивы) и для организаций негосударственной формы собственности.
Организации Списка № 2, то есть государственные организации, которые не передают свои документы на хранение в государственные архивы, имели другую нумерацию описей дел. Поскольку в организациях Списка № 2 не создаются документы постоянного хранения, наиболее долгосрочными по срокам хранения и наиболее значимыми документами являются документы по личному составу (75 лет хранения). На этом основании в организациях Списка № 2 использовалась следующая нумерация описей дел:
· для документов по личному составу (75 лет хранения) — № 1;
· для документов временного (свыше 10 лет) хранения — № 2.
Однако в Правилах работы архивов впервые рассмотрены вопросы нумерации сводных описей дел. Рекомендуется все первые годовые разделы сводных описей дел обозначить номером 1 с той разницей, что к сводной описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», для описи дел временного (свыше 10 лет хранения) — буквенное обозначение «в». Не будем дискутировать по этому поводу, поскольку вопрос не основополагающий. Естественно, если в вашей организации уже давно ведется работа по упорядочению документов, и вы составляли годовые разделы описей дел с ранее принятой нумерацией, то вы и продолжаете работать, соблюдая ранее принятую нумерацию, чтобы не вносить сумятицу в учет документов. Однако если вы только начинаете работу по приведению документов в порядок и впервые начинаете составлять годовые разделы сводных описей, нужно следовать требованиям ныне действующих нормативных документов. В любом случае, важна суть работы, а не ее формальная сторона.
Принятая в организации нумерация должна быть обязательной для всех структурных подразделений, чтобы не вносить разнобой в учетные документы, каковыми являются описи дел.
Но поскольку мы уже не новички и проводили упорядочение документов значительно раньше даты принятия Правил работы архивов, то составим в качестве примера годовой раздел сводной описи дел по личному составу в организации негосударственной формы собственности, используя ранее принятую нумерацию описей дел. Следовательно, в нашем примере, поскольку речь идет об организации негосударственной формы собственности, сводная опись дел по личному составу будет иметь № 2.
В сводной описи дел по личному составу дела должны располагаться в следующем порядке:
1. Приказы по личному составу;
2. Личные карточки уволенных работников;
3. Лицевые счета по зарплате работников;
4. Личные дела уволенных работников;
5. Акты о несчастных случаях на производстве (при наличии);
6. Невостребованные трудовые книжки.
И далее все документы с 75-летним сроком хранения: алфавитные списки и т.д.
Материал опубликован частично.
Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.
оформить подписку на журнал
Как оформить опись документов личного дела
Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.
Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.
При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.
Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).
Что такое реестр описей дел
Специализированный документ представляет собой отдельный перечень всех видов описей, номенклатур и иной документации, открытой и ведущейся в архивном отделе конкретной компании. То есть все дела и документы, сданные на ответственное архивное хранение организации, должны быть зарегистрированы — внесены в этот реестр.
Все российские организации без исключения обязаны вести учет документов и обеспечивать их сохранность. А по истечении определенного срока сдавать дела в специализированные архивные госучреждения. Такие требования установлены:
- Федеральным законом № 125-ФЗ от 22.10.2004;
- основными Правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
В пункте 6.3.3 Правил сказано, что реестр описей дел в архиве является одним из ключевых документов. Его форма закреплена в Приложении № 26. Актуальный бланк состоит из титульного листа и таблицы учетного регистра.
Образец составления описи документов личного дела
В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.
Далее оформляют в таблицу список документов описи:
- номер документа по порядку,
- затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
- дата составления и подписания,
- заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
- номера листов,
- примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.
Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.
В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).
Обязанность хранить документы
Основным документом, определяющим сроки хранения документации, является Типовой перечень, утверждаемый Росархивом. Приказом Росархива №236 от 20.12.2019 года этот Перечень был обновлен, и с февраля 2021 года организации, комплектующие архивы, должны руководствоваться им.
Для частных организаций требования Росархива не являются обязательным, однако ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 года №14-ФЗ «Об ООО» предусматривает обязанность Обществ хранить документы по деятельности и предъявлять их по требованию участникам общества.