LOGINET Инструкция координатора. Система автоматизации логистики. по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов.
2 Документация Содержание Отличия между версиями системы LOGINET. 4 Введение Системные требования Техническая поддержка Авторизация Работа в Кабинете. 13 Смена пароля. 14 Операции по управлению транспортировками Общая схема работы с ЗТ Начало работы Просмотр адресов погрузки-разгрузки Просмотр нормативов стоимости (тарифов). 21 Просмотр междугородних нормативов Просмотр гарантий поставщиков Просмотр данных о поставщике и учет региональности Формирование одиночной заявки Формирование заявок через шаблон Excel Поиск и просмотр заявок Работа с фильтрами Распределение заявки. 51 Автоматическое распределение по гарантиям. 52 Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 2
3 Документация Распределение вручную. 54 Распределение незакрытых ЗТ Контроль за исполнением заявки Отмена исполняемой заявки Подготовка отчетов. 66 Проведение ежедневных торгов Общая схема Последовательность действий Начало работы Создание аукциона Проведение аукциона Подведение итогов Подготовка отчетов. 89 Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 3
4 Отличия между версиями системы LOGINET Отличия между версиями системы LOGINET Отличия версии 1.74 от Усовершенствован Отчет по работе портала Транспортного брокера (CCShippingRequestsData), который предоставляется сотрудникам ККЭБСЕ. Объем данных, включаемых в данный отчет, зависит от того, какой фильтр применен на странице Список собственных заявок на транспортировку. Используются поля фильтра Ответственный сотрудник и Дата загрузки/разгрузки. Например, если на список наложен фильтр для просмотра только заявок Ивана Петрова, то при формировании данного отчета будут использованы только те данные, которые связаны с работой этого сотрудника. Также в этот отчет добавлены данные о водителях (ФИО, телефон), транспортных средствах (марка, государственный номер), аукционах, регионах, ставках. 2. В рамках подсистемы Транспортный брокер разработаны новые отчеты для Транспортных компаний: Полученные заявки (AssignedShippingRequests). Каждая строка этого отчета содержит информацию об одной из заявок на транспортировку, полученных Транспортной компанией. Объем данных, включаемых в данный отчет, зависит от наложения фильтра в колонке Дата загрузки на странице Полученные заявки на транспортировку. Фильтры, наложенные на прочие колонки, игнорируются. Колонка отчета Распределение несет ту же информацию, что и колонка Распределена на странице полученных заявок. Отчет по закрытым заявкам (GetShippingRequestsCompletedData.xls). Данный отчет состоит из записей обо всех заявках, полученных и выполненных Транспортной компанией (статус Выполнена ). Для каждой заявки отображается вся информация о водителе и транспортном средстве, способе распределения заявки, маршруте, дате отгрузки и доставки. Объем данных, включаемых в данный отчет, зависит от наложения фильтра в колонке Дата загрузки на странице Полученные заявки на транспортировку. Фильтры, наложенные на прочие колонки, игнорируются. 3. Тендерный брокер: Транспортные компании могут сопровождать свои ставки примечаниями, которые видны ККЭБСЕ в отчете Тарифы участников. 4. В период контроля исполнения заявки на транспортировку, в момент заполнения поля SHIPMENT, теперь автоматически проверяется уникальность введенного значения. Если такой код уже задействован в системе, выдается сообщение об ошибке. 5. Кабинет -> Моя организация -> Адреса погрузки/разгрузки: добавлен новый тип адреса, Внешний поставщик. К этому типу следует относить адреса объектов, которые принадлежат сторонним компаниям (поставщикам), но задействованы в логистике ККЭБСЕ. 6. Транспортный брокер, страница добавления заявки на транспортировку: теперь расчет стоимости заявки всегда автоматический. Запустить расчет можно только после того как заполнены все поля, содержащие необходимую информацию, в том числе тип расчета, адреса маршрута, количество ТС, тип перевозки и контракта. 7. На странице Список архивных заявок (Транспортный брокер -> Архив) появилась кнопка ИСПОЛНЕ- НИЕ ЗАЯВКИ, которая позволяет открыть страницу с приложенными файлами и всеми сведениями о процессе исполнения архивных заявок. 8. При смене водителя в исполняемой заявке на транспортировку система отправляет координатору ККЭБСЕ уведомление по электронной почте. 9. Возвращена возможность выбора валюты расчетов на странице заявки на транспортировку. Документация, редакция от 31/10/2014 4
5 Отличия между версиями системы LOGINET 10.Поле Примечание, которое заполняется у заявки на транспортировку, теперь отображается также в других местах интерфейса: в графе Комментарий перечня заявок на странице Список собственных заявок на транспортировку Транспортного брокера; на странице просмотра и редактирования аукциона в разделе Номенклатура в Тендерном брокере. 11. На странице Список договоров B2B в панели инструментов появилась кнопка Отчеты. С ее помощью можно загрузить Отчет по гарантиям (файл WarrantiesB2B.xls), в котором для каждого маршрута по каждому договору с каждым поставщиком отображается информация о том, сколько ТС гарантированы на этот маршрут в данный период и сколько из этих гарантий остались неизрасходованными. 12.В интерфейсе ТК можно наложить фильтр по имени водителя на перечень полученных заявок. 13.Транспортный брокер: в форму доверенности на водителя добавлен номер прицепа к ТС, а также больше информации о самом водителе. 14.Аукционы: на вкладке Номенклатура появилась пиктограмма в панели инструментов, с помощью которой можно скачать отчет TenderPurchaseItemList.xls Отличия версии 1.73 от Произведена масштабная модернизация производительности Системы. Оптимизированы технологические процессы. В результате многие операции стали требовать в несколько раз меньше времени на выполнение. 2. В связи с обновлением ядра Системы изменены системные требования. Самые раннии версии браузеров, в которых корректно работает система LOGINET, теперь таковы: Google Chrome 35 Internet Explorer 10 Opera 21 Yandex Browser 14 Mozilla Firefox 29 Apple Safari 7 Maxthon Cloud Browser 3.5 Opera Mini 7 Opera Mobile 12 Nokia Browser В списке партнеров (Партнеры -> Партнеры и организации) в панели инструментов вместо пункта Проверка документов по поставщикам добавился пункт ОТЧЕТЫ, в котором доступны два новых отчета: Отчет по блокировке ТОП-СПОТ 4. На странице списка собственных заявок на транспортировку в нижней панели на вкладке Рейсы появилась возможность редактировать значения полей, связанных с системой SAP: STO, SHIPMENT и OD. 5. Список собственных заявок на транспортировку теперь разделен на два: актуальный список заявок и архив. В архив попадают заявки со статусами: Выполнена, Счет выставлен, Счет оплачен, Завершена, Отменена с копированием, Выставлена претензия, Сорванная. Остальные заявки находятся в основном списке. В архиве доступен только просмотр заявок и отчетов, фильтрация списка. Отличия версии 1.72 от Изменены системные требования: самая ранняя версия браузера Internet Explorer, которая поддерживается системой LOGINET, теперь На странице просмотра тарифа перевозок добавлена функциональность фильтрации списка маршрутов (кнопка Поиск в панели инструментов). Документация, редакция от 31/10/2014 5
6 Отличия между версиями системы LOGINET 3. В списке ЗТ на странице Собственные заявки и в форме фильтра к этой странице добавлены следующие графы: SHIPMENT, КОД СКЛАДА ЗАГР., КОД СКЛАДА РАЗГР. 4. Добавлено правило: срочные заявки, загруженные в систему LOGINET в день отгрузки, не распределяются по гарантиям. Их можно распределить либо вручную на поставщика, либо через аукцион. 5. На странице ручного распределения ЗТ на перевозчика добавилась графа Категория поставщика (ТОП или СПОТ). 6. На странице исполнения заявки на транспортировку (вкладка Документы по исполнению заявки) добавился шаблон доверенности с данными по водителю, ТС, маршруту. 7. В списке тендеров и аукционов добавились новые поля: (порядковый номер, генерируется автоматически), ЛОТОВ (число номенклатурных позиций). В панели инструментов страницы добавилась кнопка ИСТОРИЯ СТАВОК. При нажатии кнопки открывается страница История ставок. 8. Теперь координатор имеет возможность заново отправить на торги заявку из списка незакрытых ЗТ. В этом случае она удаляется из списка незакрытых ЗТ, по ней проводится аукцион. 9. В списке полученных заявок у ТК отображаются новые графы: НАЗНАЧЕННЫЙ ВОДИТЕЛЬ, РАСПРЕ- ДЕЛЕНА (вручную, на аукционе, по гарантиям). 10.Добавлены отчеты Транспортного брокера: Основной отчет по формированию показателей; Отчет для финансовых показателей. Отличия версии 1.71 от В фильтре списка собственных заявок на транспортировку добавилась возможность выбрать ответственного сотрудника. То есть координатора, который сформировал заявку. 2. На странице Список собственных заявок отображаются дополнительные графы: коды заводов (складов), STO, OD. 3. Новые печатные формы (заявки на перевозку и поручения экспедитору). 4. Длительность таймаута между окончанием ежедневных торгов и публикацией незакрытых заявок изменена с 1 часа на 30 минут. В течение этого промежутка времени координатор может распределить заявки вручную. 5. Вкладка Отбор участников для ежедневных торгов (аукционов) теперь недоступна. В аукционе участвуют все действующие поставщики, с которыми у ККЭБСЕ заключен действующий договор В2В. 6. Так как аукционы теперь всегда проводятся на понижение, то согласования координатора ставки выше базовой не требуется никогда. 7. Основной телефон технической поддержки теперь Во время проведения аукционов у поставщиков, участвующих в торгах, номенклатурная позиция подсвечивается зеленым фоном (на странице Размещение ставок), если она является наилучшей на данный момент времени. 9. Участник ежедневных торгов не может повторно понизить ставку, если она и так является наилучшей (наименьшей) на данный момент. 10.По окончании торгов всем участникам предоставляется Отчет по участию. Отличия версии 1.7 от 1.0 В систему внесены изменения для удовлетворения требований ККЭБСЕ. Версия 1.0 Первая публичная версия системы LOGINET. Документация, редакция от 31/10/2014 6
7 Введение Системные требования Введение Эта инструкция написана специально для сотрудников региональных офисов ККЭБСЕ, состоящих в должности координаторов. Она содержит помощь по основным операциям в системе автоматизации логистики LOGINET. 1. Системные требования Для работы с системой не требуется установки никакого дополнительного программного или аппаратного обеспечения на компьютеры пользователей. Доступ к системе обеспечивается с любого компьютера под управлением любой операционной системы (Microsoft Windows, OS X, Apple ios, Google Android, Linux, UNIX и т. д.), на котором установлен веб-браузер. Система успешно протестирована на совместимость со следующими браузерами: Google Chrome 35 и новее (настоятельно рекомендуется к использованию) Чтобы загрузить самую свежую русскую версию браузера Chrome, перейдите по ссылке: Mozilla Firefox 29 и новее Apple Safari 7 и новее Microsoft Internet Explorer 10 и новее Opera 21 и новее Maxthon Cloud Browser 3.5 и новее Yandex Browser 14 и новее Google Chrome for ios 35 и новее Google Chrome for Android 35 и новее Opera Mini 7 и новее Opera Mobile 12 и новее Nokia Browser 8.3 и новее В браузере должна быть включена поддержка Java, cookies и кириллицы. Если Вы не знаете, как это сделать или проверить, обратитесь к своему системному администратору. Чтобы проверить поддержку Java, например, в русской версии Internet Explorer 11: 1. Выберите пункт меню Сервис -> Свойства браузера. Откроется окно Свойства браузера. 2. Выберите вкладку Безопасность. На ней нажмите Другой. 3. Найдите раздел Сценарии -> Выполнять сценарии приложений Java. 1. Убедитесь, что выбрано значение Включить. 2. Нажмите OK. Чтобы проверить поддержку cookies в русской версии Internet Explorer 11: 1. Выберите пункт меню Сервис -> Свойства браузера. Откроется окно Свойства браузера. 2. Выберите вкладку Конфиденциальность. На ней нажмите Дополнительно. Откроется окно Дополнительные параметры конфиденциальности. 3. Установите флажок в поле Переопределить автоматическую обработку файлов cookie. 4. После этого установите флажки у пункта Принимать в обеих группах. 5. Нажмите ОК. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 7
8 Введение Системные требования Чтобы проверить поддержку кириллицы в русской версии Internet Explorer 11: 1. Выберите пункт меню Сервис -> Свойства браузера. Откроется окно Свойства браузера. 2. Выберите вкладку Общие. На ней нажмите Языки. Откроется окно Выбор языка. 3. Нажмите Задать предпочитаемые языки. Откроется окно Язык. 4. Выберите русский. 5. Закройте окно Язык. 6. Нажмите ОК. 7. Нажмите ОК. В любом браузере можно посмотреть его версию. Для этого обычно нужно выбрать в меню пункт Справка -> О программе (в русской версии) или Help -> About [browser] (в английской) или похожий. Например, в русской версии Microsoft Internet Explorer 11 это меню выглядит так: Рис. 1 Откроется окно О программе Internet Explorer: Рис. 2 В этом окне выводится подробная информация о версии браузера. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 8
9 Введение Техническая поддержка 2. Техническая поддержка При возникновении любых вопросов о работе системы LOGINET Вы можете: найти ответ в технической документации (печатной или в формате Adobe PDF); просмотреть видеоинструкции, опубликованные на странице обратиться к специалисту службы информационных технологий своего предприятия, отвечающего за работу с системой LOGINET; обратиться в службу технической поддержки ООО «Логинет Рус» по телефону и по электронной почте по адресу Чтобы мы смогли Вам помочь, снабдите нас необходимой информацией. При обращении обязательно опишите: проблему или вопрос, сформулированные четко и подробно; используемые операционную систему и браузер; адрес страницы (URL), с которой связана проблема или вопрос; копия экрана компьютера с сообщением об ошибке, формой или страницей, вызывающей вопросы. Для помещения изображения экрана в буфер обмена: в ОС компании Microsoft: нажмите клавишу, обозначенную Print Screen, Prt Scr или подобным образом; в ОС компании Apple: нажмите Ctrl + Command ( ) + Shift + 3 в ОС платформы Linux/UNIX: нажмите клавишу Print Screen и сохраните снимок экрана в файл. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 9
10 Введение Авторизация 3. Авторизация Каждая сессия работы с системой начинается с авторизации, то есть процесса ввода логина и пароля и их проверки системой LOGINET. Это сделано для защиты от несанкционированного доступа к Вашим данным. После длительного периода бездействия в системе Вам также придется заново авторизоваться, прежде чем Вы сможете продолжить работу. Если Вы не помните или не знаете свой пароль от системы LOGINET, Вы сможете его восстановить (а точнее, установить новый). Рис. 3 Схема авторизации и, при необходимости, смены/восстановления пароля: Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 10
11 Введение Авторизация Чтобы авторизоваться в системе LOGINET: 1. На стартовой странице в правом верхнем углу введите свой логин и пароль и нажмите Войти: Рис Далее также справа сверху нажмите Вход в систему: Рис. 5 Откроется внутренний интерфейс системы LOGINET: Рис. 6 Пример главной страницы внутреннего интерфейса: Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 11
12 Введение Авторизация 1. Для завершения работы в системе LOGINET в правом верхнем углу нажмите Профиль: Рис. 7 Открыть профиль пользователя: 2. Откроется контекстное меню ЛОГИН. В меню выберите пункт Log out: Рис. 8 Разлогиниться в профиле пользователя: Вы окажетесь на стартовой странице Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 12
13 Введение Работа в Кабинете 4. Работа в Кабинете Просмотреть свои личные данные, а также изменить пароль Вы можете в разделе внешнего интерфейса Кабинет. 1. Чтобы войти в Кабинет, Вам необходимо после ввода логина и пароля, находясь во внешнем интерфейсе системы LOGINET, нажать на ссылку Кабинет в правом верхнем углу: Рис. 9 Вход в Кабинет пользователя: Откроется страница Кабинета. В Кабинете имеются две вкладки Личные данные и Смена пароля. 2. На вкладке Личные данные вы можете скорректировать Ваши контактные данные: Рис. 10 Личные данные пользователя: Обязательные поля для заполнения личных данных пользователя: фамилия, имя, , телефон. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 13
14 Введение Работа в Кабинете Смена пароля Чтобы открыть форму для добровольной смены пароля участника системы: 1. Войдите в Кабинет (введя логина и пароля и находясь во внешнем интерфейсе системы LOGINET, нажать на ссылку Кабинет в правом верхнем углу). Откроется Кабинет. 2. На вкладке Смена пароля Вы можете изменить свой старый пароль на новый. Требования к паролю: минимальная длина пароля 6 символов; пароль должен содержать литеры латинского алфавита, цифры или знаки подчеркивания; пароль не должен содержать символа пробела и русских букв. Примечание: избегайте слишком простых паролей, например:а ! Рис. 11 Смена пароля: 3. Для установки нового пароля заполните следующие поля: Наименование Старый пароль Новый пароль Повторите пароль Описание Введите пароль, который Вы используете для входа в систему LOGINET в данное время. Введите новый пароль, который должен отличаться от старого и удовлетворять общим требованиям к паролям Системы. Введите новый пароль вторично (для исключения ошибки при вводе и последующей блокировки входа в систему LOGINET). 4. Далее нажмите Сохранить. Система выдаст сообщение, успешно ли сменен пароль. Если в одном из полей допущена ошибка, повторите ввод. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 14
15 Операции по управлению транспортировками Работа в Кабинете Операции по управлению транспортировками В этом разделе описываются бизнес-процессы жизненного цикла заявки на транспортировку. Подсистема Транспортный брокер, часть системы LOGINET, является центральной, основной и связывающей остальные подсистемы и модули через основополагающее понятие: заявку на транспортировку (ЗТ) груза. Она автоматизирует создание, распределение и обработку заявок на транспортировку от момента их создания грузовладельцем (ККЭБСЕ) до фиксации окончания работ по ее исполнению. В базе заявок в системе хранится вся информация о перевозках. Одна ЗТ описывает одну перевозку. Основная функциональность Транспортного брокера связана с обработкой ЗТ. Все статусы, которые могут присваиваться заявке, перечислены и описаны в следующей таблице: Наименование статуса Кто может перевести ЗТ в этот статус Описание На оформлении ККЭБСЕ Первый статус, который получает ЗТ при сохранении без публикации (оформления) в форме создания заявки Оформлена ККЭБСЕ ЗТ получает этот статус при нажатии кнопки Оформить заявку. После этого ЗТ становится видимой контрагентам грузовладельца. Распределена ККЭБСЕ Статус результат прямого распределения ЗТ на одного из партнеров. Торги ККЭБСЕ Статус результат выставления ЗТ на аукцион. Принята перевозчиком Перевозчик Присваивается только если заявка была распределена вручную. Незакрытая Перевозчик Присваивается, если заявку отклоняет перевозчик (при ручном распределении) или если заявка была не разыграна на торгах и перевозчик (назначенный) не приступил к исполнению данной заявки. ТК видит данную заявку только в списке незакрытых заявок. Отменена ККЭБСЕ Присваивается, если грузовладелец решает не искать исполнителя на эту перевозку. Подтверждена грузоотправителем ККЭБСЕ Присваивается, если ЗТ распределена на ТК по гарантиям или на ежедневных торгах. По данной заявке можно начать исполнение. Исполняется Перевозчик Присваивается, когда перевозчик указал данные по водителю и ТС и нажал кнопку Начать исполнение. Выполнена ККЭБСЕ Присваивается сотрудником ККЭБСЕ после проставления даты доставки. Сорвана ККЭБСЕ Сорвана по вине ТК. Отменена с копированием ККЭБСЕ Отменена по решению ККЭБСЕ. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 15
16 Операции по управлению транспортировками Общая схема работы с ЗТ 5. Общая схема работы с ЗТ На следующей схеме показаны основные этапы работы с ЗТ со стороны сотрудников ККЭБСЕ: Рис. 12 Жизненный цикл заявки на транспортировку: На этой схеме показано, как заявка на транспортировку создается сотрудниками ККЭБСЕ и последовательно проходит все стадии исполнения (описанные ниже в этой главе и представленные на более подробных схемах), соответственно меняя при этом свой статус. 6. Начало работы Прежде чем пользователь сможет работать с Подсистемой Транспортного брокера, он должен зарегистрировать себя и свою организации в системе. После этого он сможет приступить к работе. Для перехода к подсистеме Транспортного брокера выберите пункт ТРАНСПОРТНЫЙ БРОКЕР в глав ном меню системы (в левой нижней части веб-страницы): Рис. 13 Переход к подсистеме Транспортный брокер: Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 16
17 Операции по управлению транспортировками Просмотр адресов погрузки-разгрузки 7. Просмотр адресов погрузки-разгрузки Чтобы открыть страницу Список адресов погрузки/разгрузки, выберите в главном меню системы LOGINET пункт Кабинет -> Моя организация -> Адреса погрузки и разгрузки. На странице отображается список всех объектов: Рис. 14 Пример страницы с адресами погрузки и разгрузки: В таблице отображаются основные (но не все) параметры адресов: Наименование Код Название Тип адреса Адрес Контактное лицо Часы работы Кнопка Просмотреть данные / редактировать Зона Описание Численный уникальный код объекта по данному адресу. Этот код связывает системы SAP и LOGINET (см. ниже). Наименование объекта, например, Склад в Ачинске. Тип объекта погрузки/разгрузки (см. ниже). Полный почтовый адрес объекта. Сотрудник объекта, с которым следует связываться по вопросам погрузки и разгрузки на объекте. Рабочее время или указание круглосуточно. Нажмите, чтобы открыть форму Редактировать адрес погрузки/разгрузки. Freight Zone, зона погрузки, см. ниже. ВАЖНО! Редактировать и добавлять адреса уполномочен сотрудник транспортного отдела центрального офиса ККЭБСЕ! Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 17
18 Операции по управлению транспортировками Просмотр адресов погрузки-разгрузки В панели инструментов страницы отображаются две кнопки: Создать: нажмите, чтобы открыть форму Редактировать адрес. и добавить описание нового объекта; Удалить: установите слева от одного или нескольких объектов флажок и нажмите кнопку Удалить, и описания объектов будут удалены из списка. Типы объектов. Объектами погрузки/разгрузки могут быть склады ККЭБСЕ, заводы, филиалы компании, магазины или склады потребителя продукции и т. п. Поэтому объекты разделяются на несколько типов: Торговая точка: магазин или другой подобный объект конечного потребителя продукции; Склад: склад конечного потребителя или посредника; Завод: собственное предприятие ККЭБСЕ; РЦ: распределительный центр; Филиал: адрес выделенного структурного подразделения ККЭБСЕ; Клиент: любой другой адрес конечного потребителя продукции; Внешний поставщик: адрес объекта, который принадлежит сторонней организации (поставщику), но задействован в логистике ККЭБСЕ. Зона отгрузки. Каждый адрес обладает также атрибутом FZ (Freight Zone, зона отгрузки ). Объекты с одинаковой зоной отгрузки группируются в кластер географически близких адресов для упрощения расчета тарифа. Одна зона отгрузки может обозначать город, в котором находятся все адреса, которые к ней отнесены (но не обязательно). Коды адресов. Через адреса происходит связывание кодов, используемых в системе SAP и в системе LOGINET. Коды из SAP добавляются в параметры адресов LOGINET в специальное поле Код. Чтобы просмотреть все параметры объекта или отредактировать их значения, нажмите пиктограмму, которая находится в строке интересующего объекта справа от параметров. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 18
19 Операции по управлению транспортировками Просмотр адресов погрузки-разгрузки Откроется страница Адрес погрузки/разгрузки: Рис. 15 Пример заполнения полей формы регистрации адреса: Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 19
20 Операции по управлению транспортировками Просмотр адресов погрузки-разгрузки На этой странице доступны для просмотра все поля, описывающие объект погрузки/разгрузки Наименование Название, торговое наименование Тип адреса Адрес FZ Часы работы Рабочие дни Код Описание Наименование объекта, например, Склад в Ачинске. Тип объекта погрузки/разгрузки (см. выше). Полный почтовый адрес объекта. Нажмите на пиктограмму справа от адреса, чтобы открыть форму Адрес и отредактировать детали адреса. Freight Zone, зона погрузки, см. выше. Рабочее время или указание круглосуточно. Установите флажки у рабочих дней недели. Код, связывающий системы SAP и LOGINET (см. выше). Внизу страницы находится раздел Контактные лица. В ней можно добавить одного или более сотрудников (как из списка зарегистрированных пользователей, так и новых участников в свободной форме), с которыми надлежит связываться по вопросам, связанным с погрузкой и разгрузкой на данном объекте. Раздел содержит список контактных лиц. В строке для каждого из них отображаются следующие параметры: Наименование LOGIN Описание В этом поле отображается пиктограмма, если данное контактное лицо является зарегистрированным пользователем системы LOGINET и, соответственно, имеет в ней свою учетную запись. Или отображается пиктограмма, если данное контактное лицо является внешним пользователем, данные которого введены только в данной форме редактирования параметров объекта погрузки/разгрузки и который, соответственно, не имеет своей учетной записи в системе LOGINET. Фамилия Фамилия сотрудника объекта, с которым следует связываться по вопросам погрузки и разгрузки на объекте. Имя Имя сотрудника. Отчество Отчество сотрудника. Должность Например, заведующий. Телефон Городской телефон. Моб. телефон Мобильный телефон. Адрес электронной почты. Обл. видимости Область видимости. В этом поле отображается пиктограмма, если данное контактное лицо видят сотрудники других участников системы. Или отображается пиктограмма, если его видят только сотрудники ККЭБСЕ. Сделайте щелчок кнопкой мыши прямо по пиктограмме, чтобы переключить этот параметр. В панели инструментов раздела содержатся две кнопки: Добавить: нажмите, чтобы открыть контекстное меню. В контекстном меню выберите Пользователя системы (тогда откроется форма Сотрудники для выбора из списка) или Внешнего пользователя (тогда введите данные сотрудника в новой строке списка, которая добавится внизу). Удалить: установите слева от одного или нескольких сотрудников флажок и нажмите кнопку Удалить, и записи сотрудников будут удалены из списка. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 20
21 Операции по управлению транспортировками Просмотр нормативов стоимости (тарифов) 8. Просмотр нормативов стоимости (тарифов) Нормативы стоимости перевозки (тарифы) содержат сведения о том, сколько в обычном случае стоит перевозка между двумя городами либо между двумя объектами (адресами погрузки/разгрузки). Эта информация черпается и обновляется системой по результатам проведения долгосрочных тендеров. Информация о междугородних и внутригородских перевозках хранится раздельно. Просмотр междугородних нормативов Чтобы увидеть нормативы перевозок между точками, находящимися в разных населенных пунктах: 1. В главном меню системы выберите пункт Партнеры -> Нормативы стоимости -> Междугородняя перевозка. Откроется страница Нормативы стоимости: Рис. 16 Пример списка нормативов стоимости междугородних перевозок: На этой странице выводится список нормативов. Один норматив может охватывать любое количество маршрутов перевозок и действовать определенный промежуток времени (например, год или сезон). Примечание: Правами на редактирование обладает только сотрудник головного офиса ККЭБСЕ. В панели инструментов страницы находятся кнопки: Добавить норматив Удалить норматив Отчеты Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 21
22 Операции по управлению транспортировками Просмотр нормативов стоимости (тарифов) 2. Выберите действующий норматив и нажмите на его наименование. Откроется страница Просмотр данных тарифа для альтернативных методов расчета стоимости перевозки: Рис. 17 Пример просмотра одного из тарифов междугородних перевозок: На странице выводится список маршрутов пар городов или адресов объектов. В панели инструментов находятся кнопки: Добавить нажмите, чтобы открыть форму добавления маршрута. Удалить выберите маршрут и нажмите эту кнопку, чтобы удалить маршрут из тарифа. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 22
23 Операции по управлению транспортировками Просмотр нормативов стоимости (тарифов) Поиск нажмите, чтобы открыть форму Поиск, в которой можно выбрать значения одного или нескольких полей и нажать Сохранить. После этого список маршрутов будет отфильтрован, и в нем будут отображаться только те маршруты, которые удовлетворяют выбранным критериям фильтрации: Рис Выберите интересующий маршрут в списке и сделайте двойной щелчок кнопкой мыши на его строке. Откроется форма просмотра норматива: Рис. 19 Форма просмотра норматива: Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 23
24 Операции по управлению транспортировками Просмотр нормативов стоимости (тарифов) Вы можете увидеть все параметры норматива: Наименование Сохраненный адрес (1, 2) Склад (1, 2) Город (1, 2) Тип ТС Расстояние Стоимость за км Фиксированная ставка Объем ТС Среднее время в пути Стоимость за час Тип рейса Описание км руб. м3 час / мин руб. кругорейс 4. Нажмите Закрыть. Вы вернетесь на страницу редактирования данных тарифа. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 24
25 Операции по управлению транспортировками Просмотр гарантий поставщиков 9. Просмотр гарантий поставщиков Гарантии поставщиков (то есть количество рейсов, которые данная ТК гарантированно может взять на себя) хранится в информации, привязанной к договорам между ККЭБСЕ и Транспортными компаниями - так называемым договорам B2B. Чтобы увидеть информацию о гарантиях поставщика, выполните следующие шаги: 1. В главном меню системы LOGINET выберите пункт Партнеры -> Договоры B2B. Откроется список договоров и дополнительных соглашений (последний доступен после нажатия на треугольную пиктограмму внизу страницы): Рис. 20 Пример списка договоров B2B и дополнительных соглашений: Список договоров между двумя конкретными предприятиями можно открыть, нажав пиктограмму на страницах Партнеры и организации, Информация о клиенте. В дальнейшем это дает возможность участвовать ТК, заключившим договоры, в аукционах по распределению ЗТ. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 25
26 Операции по управлению транспортировками Просмотр гарантий поставщиков Список договоров обладает следующими графами: Наименование Статус Партнер Номер договора Начало действия Окончание действия Тип услуги Сумма договора Описание Пиктограмма, обозначающая статус, в котором находится договор с данным поставщиком. Например, означает статус Утвержден. Наименование организации партнера, например ООО Звезда. Если нажать на наименование, откроется страница Информация о клиенте с подробностями. Номер договора между ККЭБСЕ и поставщиком в системе LOGINET. Проставляется при создании договора. Если нажать на номер, откроется подробная информация о договоре (см. далее пункт 2). Дата начала действия договора. Дата окончания действия договора. Например, Междугородняя перевозка. Сумма договора в рублях. Доп. соглашение Да, если с поставщиком заключено дополнительное соглашение, или Нет в обратном случае. 2. Чтобы открыть страницу с подробным описанием конкретного договора, сделайте щелчок кнопкой мыши на номере нужного договора. Откроется страница Информация о договоре с партнером (B2B): Рис. 21 Информация о договоре с партнером (B2B) в режиме только для чтения: Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 26
27 Операции по управлению транспортировками Просмотр гарантий поставщиков 3. Выберите вкладку Тариф: Рис. 22 Пример тарифов на перевозку в договоре B2B: Каждый тариф включает соглашения по перевозкам по одному или более направлениям (между двумя любыми городами). Эти направления появляются в нижней части страницы, когда в верхней части выбирается тариф. Соглашение по каждому направлению включает следующие параметры: Наименование Откуда Куда Тип ТС Вес Ед. изм. Объем ТС Тип рейса Ставка Гарант. объем Описание Город отправки груза. Город назначения. Например, Рефрижератор. Масса перевозимого груза в тоннах. Например, Перевозок в неделю. Базовая ставка Транспортной компании для стоимости перевозки по этому направлению. Количество перевозок, которые ТК гарантированно может выполнить в указанный период времени (ед. изм.) Эти данные берутся из тендера. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 27
28 Операции по управлению транспортировками Просмотр данных о поставщике и учет региональности 10. Просмотр данных о поставщике и учет региональности Координатор имеет права на просмотр списка поставщиков, но не имеет доступа на его редактирование. Редактировать эту информацию имеют сотрудники с полномочиями администратора. Чтобы открыть список поставщиков: 1. Выберите в главном меню системы LOGINET пункт Партнеры -> Партнеры и организации. Откроется список ТК: Рис. 23 Партнеры и организации: 2. На этой странице сотрудник ККЭБСЕ может просмотреть список всех партнеров, открыть карточку партнера, посмотреть категорию поставщика в каждом регионе, заблокировать партнера для участия в торгах и распределении на него ЗТ, загрузить отчеты по отношениям с партнерами. Примечание: Менять категорию, активировать поставщиков уполномочен сотрудник отдела закупок Головного офиса ККЭБСЕ! Региональность и категории. Чтобы посмотреть категорию поставщика в регионах, состояние блокировки и период блокировки, выделите поставщика в списке и раскройте нижнюю панель списка (см. иллюстрацию выше). В этой панели появится список регионов и категории поставщика (Топ / Спот) и состояние блокировки в каждом регионе. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 28
29 Операции по управлению транспортировками Просмотр данных о поставщике и учет региональности Фильтры. Поиск партнера осуществляется через фильтр по названию: Рис Чтобы просмотреть карточку поставщика, перейдите по ссылке с названием поставщика. Откроется страница Информация о клиенте: Рис. 25 На карточке поставщика доступна вся информация о профиле деятельности поставщика, предоставляемых услугах, контактная информация, банковские реквизиты, отсканированные копии уставных документов, а также дополнительная информация, которая заносится сотрудниками Головного офиса ККЭБСЕ. 4. Чтобы загрузить отчеты по партнерам и поставщикам, выберите в панели инструментов пункт ОТЧЕТЫ. Откроется выпадающее меню со списком отчетов: Проверка документов по поставщикам Отчет по блокировке ТОП-СПОТ Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 29
30 Операции по управлению транспортировками Просмотр данных о поставщике и учет региональности Выберите нужный вид отчета. Система LOGINET подготовит и оформит отчет, а затем предложит загрузить его в виде файла в формате Microsoft Excel. Вы можете открыть его в программе Excel или сначала загрузить в указанную директорию на локальном диске. Рис. 26 Пример отчета Проверка документов по поставщикам : Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 30
31 Операции по управлению транспортировками Формирование одиночной заявки 11. Формирование одиночной заявки В системе LOGINET возможно сформировать новую заявку на транспортировку двумя способами: формирование одиночной заявки внутри системы; формирование пакета заявок с использованием шаблона в формате Microsoft Excel. Рис. 27 Схема процесса формирования одиночной заявки на транспортировку: Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 31
32 Операции по управлению транспортировками Формирование одиночной заявки Чтобы создать одиночную заявку на транспортировку, выполните следующие шаги: 1. В главном меню системы LOGINET выберите пункт Транспортный брокер -> Собственные заявки. Откроется страница Список собственных заявок на транспортировку: Рис. 28 Первая графа в списке заявок (ГЗ) означает гарантированная заявка. Красный крест означает, что ЗТ не гарантированная, зеленая галка гарантированная. Статус гарантированная присваивается, когда заявка первый раз отправляется на автоматическое распределение по гарантиям, и даже если ЗТ не была распределена по гарантиям, статус сохраняется. Таким образом система блокирует заявки для ручного распределения. 2. В панели инструментов этой страницы нажмите кнопку Добавить. Откроется контекстное меню: Рис В меню выберите пункт Добавить. Откроется форма Внимание! с предупреждением. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 32
33 Операции по управлению транспортировками Формирование одиночной заявки 4. Нажмите Да. Откроется страница Заявка на транспортировку: Рис. 30 Страница обладает следующими вкладками: Вкладка Основная информация Вкладка Грузы и направления На каждой вкладке содержится информация о ЗТ с определенной стороны. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 33
34 Операции по управлению транспортировками Формирование одиночной заявки 5. На странице Создания заявки на транспортировку на вкладке Основная информация грузовладелец определяет, кто и что собирается перевозить. Задаются значения следующих основных параметров: Наименование Автор заявки Внутренний номер заявки Грузоотправитель * Грузополучатель * Грузовладелец * Плательщик * Услуга по контракту * Тип перевозки * Тип транспорта * Дополнительное оборудование Документы Объем кузова Количество машин Примечания Описание Здесь отображается наименование организации, сотрудник которой создал данную ЗТ. Введите произвольный номер ЗТ по нумерации, принятой на Вашем предприятии. Выберите из списка организацию, которая отвечает за отправку груза по данной ЗТ. Это может быть собственная организация или организация-партнер. Выберите из списка организацию, которая отвечает за прием груза по данной ЗТ. Это может быть собственная организация или организация-партнер. Выберите из списка организацию, которой принадлежит груз, отправляемый по данной ЗТ. Это может быть собственная организация или организация-партнер. Выберите из списка организацию, которая оплачивает данную ЗТ. Это может быть собственная организация или организация-партнер. Например, Междугородняя перевозка. Выберите из списка тип перевозки, например: железнодорожная, авиа и т. д. Выберите из списка вид транспортного средства, которое необходимо для данной перевозки. Нажмите кнопку рядом с полем, чтобы открыть форму Дополнительное оборудование. В этой форме выберите те дополнительные возможности, которыми должно обладать ТС, например: брезент, заморозка. В это поле выберите те документы, которыми должен обладать исполнитель данной ЗТ. Выберите из списка требуемый объем кузова ТС в кубометрах. Введите число требуемых ТС. Введите в этом поле дополнительные требования в произвольной форме, если в них есть необходимость. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 34
35 Операции по управлению транспортировками Формирование одиночной заявки Стоимость заявки Общая стоимость, которую должен уплатить грузовладелец транспортной компании. Заявка будет предложена поставщикам по рассчитанной здесь стоимости. Возможно лишь снижение стоимости на ежедневных торгах, если заявка будет выставлена на такие торги. Поле состоит из трех элементов: Рис. 31 Валюта оплаты * Стоимость груза Страхование груза Сумма страхования груза Регион Индикатор кругорейса Примечание: поля, помеченные звездочкой (*), обязательны к заполнению. Указываются организации, заинтересованные в перевозке: 1. рассчитанная стоимость заявки (в примере 21186), 2. кнопка запуска автоматического расчета ( ), 3. поле выбора типа расчета ( Фиксированный, По расстоянию, По времени, Комбинированный, Фиксированный точка-точка ). Стоимость заявки всегда рассчитывается автоматически. Запустить расчет можно только после того как заполнены все поля, необходимые для расчета, в том числе тип расчета, адреса маршрута, количество ТС, тип перевозки и контракта. При расчете используются нормативы стоимости, получаемые в результате проведения долгосрочных тендеров. Выберите из списка валюту, в которой указана величина ставки. Введите стоимость, в которую оценивается перевозимый по заявке груз. Установите этот флажок, если при перевозке груза по этой заявке требуется страхование груза. Укажите сумму страховой премии при перевозки по этой заявке. Появляется только при включении опции страхования. Выберите из списка регион России ( Дальний Восток и т. д.) Укажите, возвращается ли ТС к точке отправления ( Кругорейс, Не кругорейс, Миксованный ). грузовладелец главная сторона в организации перевозки ККЭБСЕ; грузоотправитель (та же организация либо любая иная, даже незарегистрированная в системе); грузополучатель (та же организация либо любая иная, даже незарегистрированная в системе); плательщик (та же организация либо любая иная, даже незарегистрированная в системе). Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 35
36 Операции по управлению транспортировками Формирование одиночной заявки 6. На странице Создания заявки на транспортировку на вкладке Грузы и направления опишите груз, откуда и куда его везти: Рис. 32 Описание груза: 7. Сделайте щелчок в графе НОМЕР СТО и введите код STO из системы SAP. 8. Сделайте щелчок в графе OD и введите код Order Delivery из системы SAP. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 36
37 Операции по управлению транспортировками Формирование одиночной заявки 9. Чтобы описать груз, сделайте двойной щелчок кнопкой мыши в разделе ГРУЗ. Откроется раздел ГРУЗ: Рис. 33 Здесь грузовладелец описывает особенности перевозимых грузов. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 37
38 Операции по управлению транспортировками Формирование одиночной заявки Задаются значения следующих параметров. Параметр Наименование груза * Тип груза * ADR Тип упаковки * Габариты упаковки Количество единиц упаковки * Вес с тарой в кг Объем Объемный вес Особые условия Не кантовать Не вращать Возможность шта белирования Описание Здесь отображается словесное описание груза. Здесь отображается категория, к которой относится данный груз, например: продукты питания. Здесь отображается класс опасности груза по системе ADR. Здесь отображается тип упаковки груза, например: паллеты. Здесь отображается длина, ширина и высота в сантиметрах одной упаковки груза. Здесь отображается количество упаковок, которые нужно перевезти. Здесь отображается масса груза в килограммах вместе с упаковкой. м3 флажок флажок флажок Примечание: поля, помеченные звездочкой (*), обязательны к заполнению. 10.Опишите параметры перевозимого груза. Нажмите Сохранить. 11. Чтобы описать адрес погрузки, сделайте двойной щелчок кнопкой мыши в верхнем разделе области Маршруты доставки. Откроется раздел АДРЕС ЗАГРУЗКИ: Рис. 34 Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 38
39 Операции по управлению транспортировками Формирование одиночной заявки Задаются значения следующих параметров. Параметр Тип загрузки * Дата загрузки Время загрузки Организация * Магазин / Склад * Внешний код Ручной ввод адреса Адрес Описание Здесь отображается способ загрузки в ТС, например: боковая, задняя. Здесь отображается дата, когда требуется загрузить груз в ТС. Здесь отображается время, когда требуется загрузить груз в ТС. Здесь отображается наименование организации, отвечающей за загрузку груза. Здесь отображается вид подразделения, в котором будет проводиться загрузка, например: торговая точка, склад. флажок Здесь отображается адрес загрузки груза. ВАЖНО! При поиске выберите тип адреса: завод, клиент и проч. Примечание: поля, помеченные звездочкой (*), обязательны к заполнению. 12.Опишите параметры адреса загрузки. Нажмите Сохранить. 13.Чтобы описать адрес разгрузки, сделайте двойной щелчок кнопкой мыши в нижнем разделе области Маршруты доставки. Откроется раздел АДРЕС РАЗГРУЗКИ. 14.Опишите параметры, которые аналогичны параметрам адреса загрузки. Нажмите Сохранить. Заявку со статусом На оформлении можно сохранить временно для последующего редактирования. Такие заявки недоступны для распределения. Распределяются только заявки со статусом Оформлена. 15.ККЭБСЕ имеет возможность сохранять введенные параметры ЗТ до официальной публикации заявки. После публикации ЗТ (нажатием кнопки Оформить заявку) становится готова для распределения, но невидима для других клиентов системы. 16.Заявка со статусом Оформлена может быть удалена, т. е. если после загрузки заявок до момента распределения координатор просмотрел заявки и понял, что у него по какой-то заявке некорректно введена информация, он может эту заявку удалить и загрузить заново. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 39
40 Операции по управлению транспортировками Формирование заявок через шаблон Excel 12. Формирование заявок через шаблон Excel При необходимости создать несколько заявок на транспортировку сразу удобно воспользоваться методом загрузки ЗТ через шаблон в формате Microsoft Excel. Для этого выполните следующие шаги: 1. В главном меню системы LOGINET выберите пункт Транспортный брокер -> Собственные заявки. Откроется страница Список собственных заявок на транспортировку: Рис. 35 Страница Списка собственных заявок: 2. В панели инструментов этой страницы нажмите кнопку Добавить. Откроется контекстное меню, в котором выберите пункт Загрузка заявок: Рис. 36 Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 40
41 Операции по управлению транспортировками Формирование заявок через шаблон Excel 3. Откроется форма Загрузка шаблона: Рис В этой форме нажмите на ссылку Шаблон загрузки. Браузер предложит загрузить файл CCRequestItemsTemplate.xls. Сохраните его на локальном диске и откройте в Microsoft Excel: Рис. 38 Пример файла CCRequestItemsTemplate.xls в формате Excel: ВАЖНО! Каждый раз скачивайте шаблон загрузки заново. Даже если сохранился шаблон с прошлого раза, не пользуйтесь им и скачайте шаблон снова, так как мастер-данные (коды и названия адресов и т. п.) часто обновляются. Каждая строка в открывшейся таблице будет описывать одну новую заявку на транспортировку. 5. Чтобы заполнить описание заявки, внесите информацию в следующие поля: STO: введите код Stock Transportation Order из системы SAP, например: OD: введите код Order Delivery из системы SAP, например: Дата отгрузки: впишите дату в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ, например: Время отгрузки: впишите время в формате ЧЧ:ММ, например: 09:00 Код пункта отгрузки/выгрузки: здесь вводится адрес погрузки. Адреса вводятся не напрямую, а через их уникальные идентификаторы. Выберите идентификатор пункта погрузки, если помните его, или скопи- Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 41
42 Операции по управлению транспортировками Формирование заявок через шаблон Excel руйте его из описания адреса погрузки/разгрузки. Чтобы выбрать пункт из списка, выберите код из выпадающего меню: Рис. 39 Выбор кода адреса из списка: Чтобы найти код по названию адреса: а) Выберите в главном меню системы LOGINET пункт Кабинет -> Моя организация -> Адреса погрузки и разгрузки. Откроется страница Адреса погрузки / разгрузки: Рис. 40 Пример списка адресов погрузки и разгрузки: б) Найдите нужный адрес. в) В его строке нажмите кнопку. Откроется страница Адрес погрузки / разгрузки. г) Найдите поле Код и скопируйте его содержимое (например, ) в буфер обмена. д) Вернитесь в Microsoft Excel и вставьте содержимое буфера обмена в поле Код пункта отгрузки. Заполните поле Код пункта выгрузки аналогично коду пункта погрузки. Тип услуги: выберите значение Междугородняя перевозка или Городская перевозка из списка значений. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 42
43 Операции по управлению транспортировками Формирование заявок через шаблон Excel Тип ТС: выберите тип транспортного средства из списка значений например, Закрытый кузов. Объем кузова: выберите объем из списка значений например, 82 м3. Груз: выберите тип груза из списка значений например, Готовая продукция, паллеты, холодильники, алкогольная продукция, РЕТ крошка, соковый концентрат. Вес, т: выберите массу груза из списка значений например, 25 т. Индикатор кругорейса: выберите значение из списка например, Не кругорейс Регион: выберите регион из списка. ВАЖНО! Обязательно указывайте регион для каждой заявки. Если указать чужой регион или оставить поле пустым, то такие заявки не загрузятся в систему LOGINET. 6. Чтобы добавить описание еще одной заявки, добавьте новую строку в таблице Microsoft Excel и повторите шаг 5 для новой заявки. 7. Сохраните отредактированный файл формата XLS на локальном диске: Рис. 41 Пример списка заявок в формате Microsoft Excel: 8. Вернитесь в систему LOGINET, форму Загрузка заявок. Нажмите кнопку Загрузить. Откроется форма Загрузка файла: Рис Нажмите Обзор и выберите сохраненный файл. 10.Нажмите Загрузить. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 43
44 Операции по управлению транспортировками Формирование заявок через шаблон Excel 11. Ваш файл будет загружен в систему LOGINET и проанализирован. По итогам откроется форма Загрузка заявок с отчетом: сколько заявок загружено из файла без ошибок, сколько с ошибками: Рис Если есть ошибки, изучите диагностические сообщения внизу формы и устраните ошибки. Если корректную информацию можно внести прямо в данной форме, то в строке соответствующей заявки нажмите кнопку. Откроется форма Ошибки: Рис. 44 Не загружаются заявки с некорректным регионом, с просроченной датой отгрузки, с не найденной ставкой, с дублирующимся STO. 13.Устраните ошибки, переформируйте файл. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 44
45 Операции по управлению транспортировками Формирование заявок через шаблон Excel 14.В форме Загрузка заявок нажмите кнопку Сохранить. Заявки добавляются в базу данных системы LOGINET, им присваиваются уникальные номера (например, 12246), и они отражаются в Списке заявок на транспортировку: Рис. 45 ВАЖНО! Проверьте, что в списке собственных заявок появились все загруженные заявки из шаблона. Если они не отображаются, сначала проверьте, не применен ли какой-либо фильтр (см. «Работа с фильтрами» на стр. 49). Если дело не в фильтре, проверьте, что Вы заполнили все поля шаблона корректной информации и не оставили пустых полей (в частности, правильно заполнено поле Регион). Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 45
46 Операции по управлению транспортировками Поиск и просмотр заявок 13. Поиск и просмотр заявок Список собственных заявок на транспортировку разделен на два: актуальный список заявок и архив. В архив попадают заявки со статусами: Выполнена, Счет выставлен, Счет оплачен, Завершена, Отменена с копированием, Выставлена претензия, Сорванная. Остальные заявки находятся в основном списке. В архиве доступен только просмотр заявок и отчетов, фильтрация списка. Чтобы открыть список актуальных заявок на транспортировку (ЗТ), в главном меню системы LOGINET выберите пункт Транспортный брокер -> Собственные заявки. Откроется страница Список собственных заявок на транспортировку: Рис. 46 На этой странице отображаются в виде перечня все ЗТ, оформленные сотрудниками ККЭБСЕ. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 46
47 Операции по управлению транспортировками Поиск и просмотр заявок Значения полей STO, SHIPMENT и OD можно отредактировать в панели для быстрого просмотра параметров заявки на транспортировку (снизу на странице, открывается по оранжевой стрелке; сначала выберите заявку), вкладка Рейсы: Рис. 47 Редактирование полей из системы SAP: Объем информации может быть весьма велик. Как и на других страницах системы со списками документов, в перечне ЗТ можно сортировать заявки по алфавиту (в прямом и обратном порядке), скрывать и вновь показывать отдельные столбцы, изменять ширину столбцов, накладывать фильтры. С помощью этих средств Вам будет просто найти любую заявку, сузить перечень отображаемых на экране заявок, изменить его внешний вид. 1. Для управления видом представления таблицы на экране используйте контекстное меню в шапке таблицы. Чтобы его открыть, поднесите курсор к заголовку одного из столбцов таблицы и нажмите на треугольную стрелку, которая появится около него: Рис. 48 Контекстное меню столбца Статус заявки : 2. Действия, которые можно выполнить с таблицей: Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 47
48 Операции по управлению транспортировками Поиск и просмотр заявок изменение ширины столбца: поднесите курсор мыши к шапке таблицы, к нужному столбцу, нажмите на границу столбца и, не отпуская кнопки мыши, тяните в нужную сторону, затем отпустите: Рис. 49 Увеличение ширины столбца Время сортировка: документы можно сортировать по алфавиту в прямом порядке и обратном по значениям любого из столбцов; для этого воспользуйтесь пунктами Сортировать по возрастанию/убыванию в контекстном меню; скрыть/вернуть столбец: войдите в контекстное меню, пункт Столбцы, установите флажки у тех столбцов, которые Вы хотите видеть на экране; если Вы случайно отключили все столбцы, переоткройте данную страницу (обновите клавишей F5 или войдите на нее заново через меню). Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 48
49 Операции по управлению транспортировками Поиск и просмотр заявок 13.1 Работа с фильтрами Более сложным механизмом изменения внешнего вида списка заявок является наложение фильтров. С их помощью можно убрать (из списка, отображаемого на экране, но не из базы данных), ненужные заявки, а также найти одну или несколько заявок по известным критериям: по направлению перевозки, дате, кодам и т. д. Чтобы наложить на список фильтр: 1. В панели инструментов таблицы нажмите. Откроется форма Фильтр списка заявок: Рис В этой форме введите значение одного или нескольких полей, чтобы оставить те заявки, параметры которых подходят под выбранные значения; значения полей, не влияющих на фильтрацию, оставьте не выбранными: Номер заявки: если для искомой заявки известен точный номер в системе LOGINET, введите его здесь; Ответственный сотрудник: имя координатора ККЭБСЕ, который сформировал заявку; CTО: введите код Stock Transportation Order из системы SAP; OD: код Order Delivery из системы SAP; SHIPMENT: код Shipment из системы SAP; Дата, время загрузки/разгрузки - с. по: диапазон дат, в которые должна попадать дата загрузки; Коды пунктов загрузки/разгрузки: введите коды склада загрузки и склада разгрузки из системы SAP; Пункт загрузки: введите наименование объекта или выберите его из списка; поиск пункта производится через классификатор Адреса погрузки/разгрузки, который содержит как названия населенных пунктов, так и Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 49
50 Операции по управлению транспортировками Поиск и просмотр заявок наименования торговых точек. Начните вводить любой фрагмент наименования пункта, и система отобразит в контекстном меню все названия пунктов, которые содержат введенный фрагмент: Рис. 51 Пункт разгрузки: введите наименование объекта, населенного пункта или выберите его из списка; редактируется аналогично пункту погрузки; Статус заявки: выберите одно или несколько названий статусов; Грузоотправитель: введите наименование юридического лица или выберите его из списка; Грузополучатель: введите наименование юридического лица или выберите его из списка; Исполнитель: введите наименование ТК или выберите его из списка; Скрывать отмененные с копированием: установите флажок, чтобы в результирующем списке ЗТ не отображались заявки в статусе Отменена с копированием ; Скрывать завершенные: установите флажок, чтобы в результирующем списке ЗТ не отображались заявки в статусе Завершена ; Если выбрано наложение фильтров по нескольким параметрам, то в результирующем списке появятся только те заявки, которые удовлетворяют критериям всех выбранных полей (по правилу логического И ). в соответствую- Чтобы отменить наложение фильтра по одному из ранее заполненных полей, нажмите щей строке. 3. Нажмите Применить. После этого в таблице будут представлены только те заявки, значения решающих полей которых подходят под выбранные условия (например, с датой загрузки ). Чтобы отменить наложение фильтров, нажмите нажмите кнопку Сбросить. вновь и в форме Фильтр списка заявок Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 50
51 Операции по управлению транспортировками Распределение заявки 14. Распределение заявки Распределением называется процесс выбора исполнителя для созданной ранее заявки на транспортировку (ЗТ). Распределению подлежат только ЗТ со статусом Оформлена. Рис. 52 Бизнес-процесс распределения заявки: Существует несколько видов распределения ЗТ: автоматическое распределение по гарантиям; выставление ЗТ на аукцион, то есть предложение перевезти груз всем транспортным компаниям. Проведением аукциона занимается отдельный модуль Аукционы, см. документацию пользователей этого модуля; распределение ЗТ вручную на одного из партнеров ККЭБСЕ, то есть назначение исполнителем перевозки кого-либо из постоянных грузоперевозчиков. В компании ККЭБСЕ используются все эти механизмы распределения: сначала происходит распределение ЗТ по гарантиям на Транспортные компании, исходя из того, сколько каждая из них ранее указала гарантий Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 51
52 Операции по управлению транспортировками Распределение заявки при проведении долгосрочного тендера. Таким образом осуществляется связь между каждой ЗТ и долгосрочными тендерами. Чтобы рассчиталась стоимость, должен быть сформирован Базовый тариф для межгорода (Партнеры -> Нормативы стоимости -> Базовый тариф). И он должен быть действующим входить в диапазон дат ЗТ. Затем оставшиеся нераспределенными ЗТ разыгрываются через аукцион. Заявки, оставшиеся нераспределенными даже после этого, попадают в список незакрытых заявок (см. ниже). ВАЖНО! Если заявку еще не пытались распределить по гарантиям, то возможность распределить ее напрямую будет закрыта. Таким образом, первый шаг процесса автоматическое распределение по гарантиям, второй (если на первом распределить заявку не удалось) распределение либо по торгам, либо напрямую. При попытке вручную распределить на поставщика такую заявку, которую еще не пытались распределить по гарантиям, система выдаст предупреждение: Рис. 53 Распределение через аукцион подробно описано далее (см. «Проведение ежедневных торгов» на стр. 73). ВАЖНО! Если заявка содержит описание перевозки, которая поставлена на завтра или позже, то ТК должна указать ТС, водителя, статус Начать исполнение, приложить все необходимые документы до наступления 16:00 последних суток перед днем исполнения заявки. Если хоть что-то из этого не сделано ЗТ получает статус Незакрытая, а ТК лишается этой заявки. Если ЗТ поставлена в срочном порядке прямо на сегодня то все эти данные должны быть внесены поставщиком в течение часа после момента распределения заявки (в случае аукциона это означает в течение часа с момента закрытия торгов). В интерфейсе поставщика отображается таймер, показывающий, сколько осталось времени для внесения данных по заявке. Примечание: Время отсечки регулируется по локальному времени города первой загрузки! Автоматическое распределение по гарантиям Чтобы распределить ЗТ по гарантиям, выполните следующие шаги: 1. Откройте Список собственных заявок на транспортировку. 2. В панели инструментов страницы нажмите кнопку. Откроется контекстное меню. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 52
53 Операции по управлению транспортировками Распределение заявки 3. В меню выберите пункт Распределение по гарантиям: Рис. 54 Выбор распределения по гарантиям: ВАЖНО! Срочные заявки, загруженные в систему LOGINET в день отгрузки, не распределяются по гарантиям. Их можно распределить либо вручную на поставщика, либо через аукцион. Откроется страница Распределение по гарантиям: Рис. 55 На странице Распределение по гарантиям есть графа Распределение там отображается название Транс портной компании или надпись Не распределено. Система LOGINET помнит, сколько данная Транспортная компания предоставила гарантий на этот период времени, сколько их использовано и сколько осталось неизрасходованных. 4. В списке заявок выберите одну или несколько заявок. 5. В списке партнеров выберите одного из них. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 53
54 Операции по управлению транспортировками Распределение заявки 6. Нажмите кнопку Распределить в панели инструментов страницы. ВАЖНО! После прохождения автоматического распределения у заявки проставляется признак гарантированная ГЗ (красный или зеленый в зависимости от результатов): Рис. 56 Распределение вручную Область применения: вручную можно распределить только те заявки, которые не были распределены по гарантиям и по которым не проводились торги (аукционы). Чтобы распределить заявку вручную, выполните следующие шаги: 1. Откройте Список собственных заявок на транспортировку. 2. Установите флажок в строке искомой заявки. Примечание: Заявка должна находиться в статусе Оформлена и с непрошедшей датой первой отгрузки! Если дата отгрузки прошла, распределить такую заявку невозможно. 3. В панели инструментов страницы нажмите кнопку. Откроется контекстное меню. 4. В меню выберите пункт На перевозчика: Рис. 57 Если заявка еще не прошла через попытки распределения по гарантиям, появится сообщение об ошибке: Рис. 58 Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 54
55 Операции по управлению транспортировками Распределение заявки Иначе откроется страница Распределение на перевозчика: Рис. 59 Страница распределения заявки на перевозчика: Графа Категория поставщика отображает значение ТОП или СПОТ. 5. В списке партнеров выберите одного из них. 6. Нажмите кнопку Распределить. Примечание: Данная операция возможна только после того как данная заявка безуспешно прошла через распределение по гарантиям! Распределение незакрытых ЗТ Заявка на транспортировку получает статус Незакрытая заявка, если ее не удалось распределить через аукцион, т. е. по заявке не была проставлена ставка ни одним из участников торгов, и/или от нее отказалась ТК после того как на нее попытались распределить эту заявку вручную. После окончания торгов незакрытые заявки публикуются в специальном, доступном только для поставщиков списке незакрытых заявок. Незакрытые заявки в данном списке видят сразу все поставщики ККЭБСЕ. В данном списке любой поставщик ККЭБСЕ может взять ЗТ для исполнения (т. е. распределить на себя). ВАЖНО! По итогам торгов незакрытые заявки публикуются для всех поставщиков только через 30 минут после окончания торгов. В течение этого времени у координатора есть возможность перераспределить незакрытую ЗТ вручную на поставщика. ВАЖНО! В списке Незакрытых заявок поставщик принимает к исполнению ЗТ только по базовой ставке. Статус Незакрытая заявка конечный пункт в жизненном цикле ЗТ. По ЗТ, находящимся в статусе незакрытых, провести аукцион нельзя. Однако координатор может заново отправить на торги заявку из списка незакрытых ЗТ. В этом случае она удаляется из списка незакрытых ЗТ и по ней проводится аукцион. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 55
56 Операции по управлению транспортировками Распределение заявки Координатор может видеть незакрытые заявки, отсортировав список собственных заявок по статусу или применив фильтр: Рис. 60 Фильтрация списка собственных ЗТ: Незакрытые заявки, у которых подходит срок (осталось менее 1 часа до начала отгрузки), выделяются в списке: значения полей дата и время отгрузки отображаются у них красным шрифтом: Рис. 61 Пример выделения красным цветом критичных для распределения заявок: Такие заявки координатор может отменить с копированием (см. «Отмена исполняемой заявки» на стр. 63). В результате будет оформлена заявка с новыми значениями даты-времени отгрузки и, возможно, других полей. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 56
57 Операции по управлению транспортировками Распределение заявки ТК видят незакрытые заявки на отдельной странице Заявки партнеров, которую они могут открыть, выбрав в главном меню системы пункт Транспортный брокер -> Незакрытые заявки -> Заявки партнеров: Рис. 62 ТК могут принять незакрытые заявки по базовой ставке, нажав на пиктограмму. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 57
58 Операции по управлению транспортировками Контроль за исполнением заявки 15. Контроль за исполнением заявки Рис. 63 Схема процесса исполнения заявки на транспортировку: ВАЖНО! Если заявка содержит описание перевозки, которая поставлена на завтра или позже, то ТК должна указать ТС, водителя, статус Начать исполнение, приложить все необходимые документы до наступления 16:00 последних суток перед днем исполнения заявки. Если хоть что-то из этого не сделано ЗТ получает статус Незакрытая, а ТК лишается этой заявки. Если ЗТ поставлена в срочном порядке прямо на сегодня то все эти данные должны быть внесены поставщиком в течение часа после момента распределения заявки (в случае аукциона это означает - в течение часа с момента закрытия торгов). В интерфейсе поставщика отображается таймер, показывающий, сколько осталось времени для внесения данных по заявке. Для контроля исполнения ЗТ выполните следующие шаги: 1. Откройте страницу Собственные заявки на транспортировку (см. выше). 2. Установите флажок у искомой заявки. 3. В панели инструментов страницы нажмите кнопку. Откроется страница Исполнение заявки. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 58
59 Операции по управлению транспортировками Контроль за исполнением заявки Другой способ открыть страницу исполнения заявки: выберите, используя фильтр, все ЗТ со статусом Исполняется и перейдите по ссылке со значением статуса: Рис. 64 На странице Исполнение заявки в режиме только для чтения отображается информация, вносимая сотрудниками ТК при исполнении данной заявки. Эта страница служит для отслеживания процесса исполнения заявки. Перевозчик отмечает в ней стадии исполнения заявки и момент окончания работ. Если в процессе исполнения заявки ТК вынуждена сменить водителя ТС, то система LOGINET автоматически отправляет координатору ККЭБСЕ уведомление по электронной почте. На вкладке Основная информация координатор видит имя и данные водителя, тип, номер и параметры ТС, вносит фактические данные по мере исполнения заявки (отметки о фактическом прибытии и убытии ТС с пунктов загрузки/разгрузки, проставляются отметки о получении груза, погрузке-разгрузке и т. д.) Здесь же вводится код SHIPMENT из системы SAP. LOGINET контролирует уникальность введенного кода. Если будет введен код, который уже присвоен другой заявке, система выдаст сообщение об ошибке. Рис. 65 Страница Исполнение заявки, вкладка Основная информация : Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 59
60 Операции по управлению транспортировками Контроль за исполнением заявки На вкладке Документы по исполнению заявки содержатся сканы подписанных ТК документов по перевозке: заявка на перевозку груза или поручение экспедитору доверенность на водителя Рис. 66 Вкладка Документы по исполнению заявки : ТК формирует заявку на перевозку или поручение экспедитору. Сотрудник ТК скачивает шаблон печатных форм заявки (перейдя по ссылке Заявка для печати) и доверенности с данными по водителю, ТС, маршруту (ссылка Доверенность), заполняет их, вносит дополнительные сведения (если необходимо), подписывает, ставит печати, сканирует и прикладывает на вкладке Документы. Шаблоны зависят от того, какой тип договора действует с ТК. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 60
61 Операции по управлению транспортировками Контроль за исполнением заявки Если с поставщиком действует договор перевозки, то поставщик должен сформировать печатную форму Заявка на перевозку груза. : Рис. 67 Пример печатной формы заявки на перевозку: Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 61
62 Операции по управлению транспортировками Контроль за исполнением заявки Если же с поставщиком действует договор экспедиции, тогда формируется печатная форма Поручение экспедитору : Рис. 68 Пример поручения экспедитору: 4. Информация о перевозке вносится в систему SAP. Перевозке присваивается номер по классификации SAP. 5. В поле SHIPMENT на вкладке Основная информация координатор должен внести код транспортировки из системы SAP: Рис. 69 Редактирование поля SHIPMENT: Значения полей STO, SHIPMENT и OD можно отредактировать также в форме для быстрого просмотра параметров заявки на транспортировку. Эта форма доступна на странице Список собственных заявок на Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 62
63 Операции по управлению транспортировками Отмена исполняемой заявки транспортировку (пункт меню Транспортный брокер -> Собственные заявки), панель снизу (по оранжевой стрелке; сначала выберите заявку), вкладка Рейсы: Рис. 70 Редактирование полей из системы SAP: 6. После того как заявка получит статус Все стадии исполнены, координатор ККЭБСЕ, если согласен с этим, нажимает кнопку на странице Исполнение заявки. 7. Заявка получает статус Выполена. Заявка переводится в АРХИВ. Действия по исполнению заявки на транспортировку закончены. 16. Отмена исполняемой заявки Иногда возникает необходимость прервать исполнение заявки (отредактировать заявку) уже после того как поставщик отрапортовал о начале работы по ней. Бывают причины на стороне поставщика (например, форсмажор, в результате которого ТК не может подать машину), бывают на стороне ККЭБСЕ (например, найдена ошибка в оформлении ЗТ). В системе LOGINET заявка может быть отменена в любой момент от статуса Оформлена до Выполнена. После прерывания исполнения (редактирования) начатой заявки можно тут же перераспределить ее на того же или другого поставщика. В любом случае старый вариант ЗТ сохраняется в системе со старыми параметрами, ему присваивается старый номер с суффиксом отм., а ЗТ с новыми условиями сохраняется в системе с прежним номером и новым статусом. Таким образом, в любой момент можно увидеть обе версии заявки и их отличия. Координатор может быстро найти и новую, и отмененную заявки, указав в фильтре (см.«работа с фильтрами» на стр. 49) номер заявки, например: Чтобы прервать исполнение заявки (отредактировать заявку), выполните следующие шаги: 1. В главном меню системы выберите пункт Транспортный брокер -> Собственные заявки. Откроется страница Список собственных заявок на транспортировку. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 63
64 Операции по управлению транспортировками Отмена исполняемой заявки 2. Найдите нужную заявку и нажмите на ее номер. Откроется страница Заявка на транспортировку. Рис. 71 Страница заявки на транспортировку: Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 64
65 Операции по управлению транспортировками Отмена исполняемой заявки 3. В панели инструментов страницы нажмите кнопку РЕДАКТИРОВАТЬ. Откроется форма Причина отмены заявки: Рис Выберите сторону, по вине которой требуется переоформить заявку: перевозчик или ККЭБСЕ. Если заявка отменена по вине ТК, то заявка переходит в статус Сорвана, с поставщика списываются гарантии по этой ЗТ. Если по вине ККЭБСЕ и если заявка была распределена по гарантии, то эаявка переходит в статус Отменена с копированием, а поставщику возвращается гарантии. Такие заявки могут быть перераспределены только или вручную на перевозчика или на торги. 5. Укажите конкретную причину отмены заявки к поле Комментарий. 6. Нажмите ОК. Вы вернетесь на страницу списка собственных заявок. 7. Редактируемая заявка (например, 1234) сохраняется в системе с номером, к которому добавляется суффикс отм. (например, 1234 отм. ) и со статусом Отменена. На основании данных исходной заявки 1234 создается другая заявка с прежним номером (1234) и статусом На оформлении. Обе заявки появляются в списке ЗТ. 8. Координатор при необходимости вносит изменение в только что пересозданную заявку. 9. Новую заявку 1234 можно распределить на перевозчика вручную (того же или другого) или выставить на ежедневные торги (аукцион). Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 65
66 Операции по управлению транспортировками Подготовка отчетов 17. Подготовка отчетов Отчеты по результатам работы с заявкой на транспортировку доступны для сотрудников ККЭБСЕ на стра нице Списка собственных заявок на транспортировку. Список доступных отчетов: Отчет по движению городского транспорта Отчет по движению ТС, регионы Список заявок на загрузку Отчет по счетам УС перевозчика Уровень сервиса по отгруженным паллетам Утилизация ТС Отчет для магазина (выберите объект) Основной отчет Основной отчет по формированию показателей Отчет для финансовых показателей Администрирование Время загрузки заявок в систему Отчет о проблемах за текущий день Отчет по незаполненным заявкам Отчет по приложенным заявкам и ТТН Отчет по работе портала Описания и примеры отчетов: Отчет по движению городского транспорта Файл: StoreActualLoadin.xls Рис. 73 Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 66
67 Операции по управлению транспортировками Подготовка отчетов Отчет по движению ТС, регионы Файл: RegionsMovement.xls Рис. 74 Пример: Список заявок на загрузку Файл: ShippingRequestLoadings.xls Рис. 75 Пример: Отчет по счетам Файл: BillsReport.xls Рис. 76 Пример: Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 67
68 Операции по управлению транспортировками Подготовка отчетов УС перевозчика Файл: ProcessingRequestStatus.xls Рис. 77 Пример: Уровень сервиса по отгруженным паллетам Файл: ServiceLevelByCargoLoad.xls Рис. 78 Пример: Утилизация ТС Файл: UtilizationTCPercent.xls Рис. 79 Пример: Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 68
69 Операции по управлению транспортировками Подготовка отчетов Отчет для магазина Файл: StoreReport.xls Рис. 80 Пример: Основной отчет Файл: MainReport.xls Рис. 81 Пример: Основной отчет по формированию показателей Файл: OkMainPropertyReport.xls Рис. 82 Пример: Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 69
70 Операции по управлению транспортировками Подготовка отчетов Отчет для финансовых показателей Файл: OKFinReport_DATE.xls Рис. 83 Пример: Время загрузки заявок в систему Файл: RequestLoadedExcutedDateReport.xls Рис. 84 Пример: Отчет о проблемах за текущий день Файл: RequestLoadedExcutedDateReport.xls Рис. 85 Пример: Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 70
71 Операции по управлению транспортировками Подготовка отчетов Отчет по незаполненным заявкам Файл: ShippingExecutionCompletion.xls Рис. 86 Пример: Отчет по приложенным заявкам и ТТН Файл: OKTTNReport.xls Рис. 87 Пример: Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 71
72 Операции по управлению транспортировками Подготовка отчетов Отчет по работе портала Файл: CCShippingRequestsData.xls Рис. 88 Пример: Объем данных, включаемых в данный отчет, зависит от того, какой фильтр применен на странице Список собственных заявок на транспортировку. Используются поля фильтра Ответственный сотрудник и Дата загрузки/разгрузки. Например, если на список наложен фильтр для просмотра только заявок Ивана Петрова, то при формировании данного отчета будут использованы только те данные, которые связаны с работой этого сотрудника. Поля формируемого отчета аналогичны приведенному выше примеру. Фильтрация по другим признакам при формировании отчета игнорируется. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 72
73 Версия 1.74 Проведение ежедневных торгов Общая схема Проведение ежедневных торгов Аукционом в системе LOGINET называются электронные ежедневные торги, которые сотрудник ККЭБСЕ может организовать для распределения созданной им заявки на транспортировку (или нескольких) на любую Транспортную компанию, удовлетворяющую сформулированным им требованиям. Организация аукционов и другие действия по сопровождению перевозок возможны только на основе созданных в Транспортном брокере заявок на транспортировку. Если тендер это торги ради заключения долгосрочного сотрудничества, не привязанные к конкретным транспортировкам, то аукцион всегда привязан к одной или нескольким конкретной перевозкам. Автоматизацию проведения ежедневных торгов обеспечивает модуль LOGINET Аукционы. Модуль Аукционы является частью подсистемы Тендерный брокер. 18. Общая схема Рис. 89 Общая схема работы пользователей с модулем Аукционы : На этой схеме показано, как с помощью модуля Аукционы предприятие-грузовладелец организует аукцион, чтобы оптимально выбрать исполнителя из трех предприятий-перевозчиков. Все трое получают приглашения к участию (участники А, Б и В) и бриф аукциона, составленный создателем заявки. Система собирает ставки участников, выбирает победителей и предоставляет координатору результаты. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 73
74 Проведение ежедневных торгов Общая схема Общая схема работы клиентов с модулем Аукционы представлена на следующей схеме: Рис. 90 Схема бизнес-процесса по проведению аукциона: Подробно каждый из этих этапов работы с аукционом рассмотрен в следующих разделах Последовательность действий После того как ЗТ распределились по гарантиям, их остаток передается на краткосрочные торги, то есть на тендеры с типом аукцион. Аукцион всегда проводится на понижение. Начальная ставка подтягивается из ранее запомненного значения из действующего базового тарифа. В ходе торгов на понижение участвуют только действующие партнеры с договорами B2B, которые торгуются между собой за право исполнения лота. Участники торгов могут понижать ставку на величину шага, установленную организатором торгов или в %% от ставки, или в абсолютном значении. Аукцион предусматривает опцию переторжки, когда в случае выставления ставки на последней минуте торгов (когда другие участники уже не успевают на это отреагировать) торги автоматически продлеваются на период времени. Несколько лотов номенклатуры можно объединить в пакет. В пакете суммируется базовая ставка по всем заявкам, входящим в пакет, и суммируется шаг. Аукционы не создаются автоматически при появлении нераспределенных по гарантиям заявок. По итогам торгов заявки автоматически распределятся на поставщиков, предложивших лучшие ставки. Заявки, распределенные на поставщиков по итогам торгов, переходят в статус Подтверждена грузоотправителем. По таким ЗТ поставщик может сразу приступить к исполнению ЗТ. Если остались номенклатурные позиции, по которым ни одна ТК не предложила ставки, то координатор ККЭБСЕ может распределить такую заявку вручную. После истечения этого таймаута нераспределенная ЗТ переходит в статус Незакрытая заявка: Рис. 91 Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 74
75 Проведение ежедневных торгов Начало работы 19. Начало работы Для перехода к модулю Аукционы выберите пункт Тендерный брокер -> Тендеры в главном меню системы LOGINET в левой нижней части веб-страницы: Рис. 92 Переход к модулю Аукционы : Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 75
76 Проведение ежедневных торгов Создание аукциона 20. Создание аукциона Организатор создает аукцион, распределяя одну или несколько заявок на транспортировку на электронные торги. Рис. 93 Схема создания аукциона: Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 76
77 Проведение ежедневных торгов Создание аукциона Чтобы создать новый аукцион на распределение ЗТ: 1. В главном меню системы выберите пункт Тендерный брокер -> Тендеры -> Мои тендеры. Откроется страница Список тендеров: Рис. 94 Страница Мои тендеры со списком аукционов: На этой странице отображается список текущих и проведенных аукционов. Порядковый тендера (аукциона) генерируется Системой автоматически. Количество лотов показывает число номенклатурных позиций в составе выбранного тендера (аукциона). Для быстрого отображения перечня проводимых торгов с типом Аукцион примените фильтр по полю Тип тендера: Рис. 95 Выбор фильтра по типу тендера: Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 77
78 Проведение ежедневных торгов Создание аукциона Для отображения списка открытых торгов примените фильтр по полю Статус, выбрав значение Открыт. Примечание: Список значений фильтра поля Статус содержит только текущие статусы по всем торгам, т. е. если вы не видите в списке значения Открыт, значит в данный момент нет торгов с таким статусом. 2. В панели инструментов нажмите кнопку СОЗДАТЬ. Откроется страница Просмотр и редактирование тендера: Рис. 96 Страница Просмотр и редактирование тендера служит для организации нового аукциона на базе заявки на транспортировку (ЗТ), а после создания - для просмотра и редактирования его параметров и сопутствующих сведений. Страница обладает следующими вкладками: Полномочия Реквизиты Отбор участников Номенклатура Документы Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 78
79 Проведение ежедневных торгов Создание аукциона На каждой вкладке содержится информация об аукционе с определенной стороны. 3. На вкладке Реквизиты координатор заполняет бриф аукциона. На этой вкладке организатор аукциона указывает основные параметры проведения торгов: Рис. 97 Пример заполнения вкладки Реквизиты: Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 79
80 Проведение ежедневных торгов Создание аукциона Задаются и/или отображаются значения следующих параметров: Параметр Наименование * Регион Раздел * Тип * Организатор Желаемый результат * Дата публикации * Описание Введите краткое наименование тендера, которое позволит потенциальным участникам составить предварительное мнение. Выберите объединенный регион, соответствующий часовому поясу. Например, Дальний Восток. Выберите вид запрашиваемых услуг из списка, например: «Транспортные услуги». Выберите тип тендера из списка. Здесь нужно выбрать пункт Аукцион. Наименование организации, указанное при регистрации клиента системы. Его можно найти на странице Кабинет -> Моя организация. Выберите алгоритм определения победителя тендера, например: «Выбор одного победителя», «Определение списка победителей». В первом случае во всем тендере может быть лишь один победитель, во втором несколько, каждый из которых выполнит часть поставленных задач. See Проведение торгов on page 10. Укажите дату в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ, или выберите с помощью календаря, кликнув. При наступлении этой даты информация о тендере будет направлена потенциальным участникам. Начиная с этого момента клиенты системы могут принимать приглашения к участию в тендере. Дата начала * Укажите дату в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ или выберите с помощью календаря, кликнув. С этой даты начинается период сбора предложений от участников, принявших приглашения. Принять приглашения участники могут и после этой даты. Дата/врема окончания * Укажите дату в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ или выберите с помощью календаря, кликнув, а также время. Тем самым будет обозначен момент окончания периода приема предложений от участников тендера. Контактное лицо * Выберите из списка одного из сотрудников, который будет представлять Вашу организацию перед участниками тендера. Список сотрудников организации формирует администратор клиента системы на странице Кабинет -> Сотрудники. Размещение предложений * Шаг тендера * Тип шага тендера Переторжка Примечание Выберите «Многократное», если хотите, чтобы участники могли в ходе торгов повторно вносить предложения с откорректированными условиями, но не чаще, чем 1 раз в час. Выберите «Однократное», чтобы предложение от каждого участника вносилось лишь единожды без возможности корректировки. Введите величину шага для любой позиции тендера. Участники смогут уменьшать свои ставки на величину, кратную указанному здесь шагу. Если указать 0, участники смогут уменьшать ставки на любую величину. Выберите Абсолютный или Процентный. Введите количество минут, на которое продлевается время проведения торгов, если один из участников делает ставку непосредственно перед закрытием аукциона. Введите дополнительную информацию для участников, если в этом есть необходимость. Примечание: поля, помеченные звездочкой (*), обязательны к заполнению. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 80
81 Проведение ежедневных торгов Создание аукциона 4. На вкладке Номенклатура вводятся параметры перевозки: какие конкретно транспортировки требуются, по каким маршрутам. Здесь можно также видеть номенклатуру уже созданного аукциона, но после публикации данные можно лишь просматривать без возможности редактирования: Рис. 98 Пример заполнения вкладки Номенклатура: Составление номенклатуры аукциона состоит из двух частей: выбор глобальных параметров и конкретных номенклатурных единиц. Параметры. Здесь указываются следующие глобальные параметры, относящиеся ко всей номенклатуре этого аукциона: Параметр Группа номенклатуры Валюта Описание Для аукциона выберите значение «Заявки на транспортировку». Все остальные значения не подходят для аукционов. Выберите из списка валюту, в которой будут указаны ставки данного аукциона: рубли, доллары США или евро. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 81
82 Проведение ежедневных торгов Создание аукциона Для формирования номенклатуры тендера доступны следующие кнопки: Кнопка Добавить номенклатуру Описание Нажмите эту кнопку, чтобы открыть форму Выбор заявок: Удалить В этой форме Вы можете выбрать ЗТ, которые должны быть переданы на торги. Одна номенклатурная единица всегда описывает один маршрут, и всегда одного транспортного средства. Тем не менее, количество поездок по этому маршруту может быть любое. Вы можете также добавить любое количество ЗТ в один аукцион. После выбора нажмите Добавить. Форма закроется, информация из заявок добавится в раздел Номенклатура. Нажмите, чтобы удалить из анкеты выбранные номенклатурные единицы. Объединить в пакет Выберите несколько номенклатурных единиц (для этого поставьте слева от них флажок) и нажмите эту кнопку, чтобы выбранные единицы разыгрывались на аукционе только единым пакетом. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 82
83 Проведение ежедневных торгов Создание аукциона Удалить пакет Выберите сгруппированные в пакет номенклатурные единицы и нажмите эту кнопку, чтобы расформировать данный пакет. Номенклатура Нажмите, чтобы инициировать подготовку и скачать из системы LOGINET отчет Tender Purchase Item List (файл TenderPurchaseItemList.xls). Этот отчет содержит все номенклатурные единицы аукциона в формате Microsoft Excel. Рис. 99 Пример отчета по номенклатурным единицам: Список номенклатурных единиц. Выводится в виде таблицы, в которой каждая строка отображает информацию об одной номенклатурной единице, а столбцы имеют следующие значения: Поле Описание заявки Номер заявки на транспортировку (ЗТ), из которой извлечена информация о данной номенклатурной единице. Порядок единиц в списке не имеет функционального значения, организатор может отсортировать его так, как будет удобнее просматривать номенклатуру. Слева от номера находится флажок, с помощью которого можно выбрать данную номенклатурную единицу. Можно также выбрать все единицы с помощью флажка в шапке списка. Выбранные единицы можно удалить (см. выше). Направление Пункт отправки и пункт назначения через дефис. Индикатор кругорейса Миксованный ). Показывает, следует ли возвращаться на исходную точку ( Кругорейс, Не кругорейс, Дата отгрузки Дата и время первой погрузки груза в ТС грузоотправителем. Тип ТС Разновидность транспортного средства, необходимая для этого маршрута, например: «Закрытый кузов», «Рефрижератор», «Кран» и т. д. Объем Объем кузова ТС. Кол-во машин Количество требуемых ТС. Цена за машину Предлагаемая базовая ставка в расчете за одно ТС. Шаг Шаг аукциона. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 83
84 Проведение ежедневных торгов Создание аукциона Начальная ставка Комментарий Максимальная ставка по этой номенклатурной единице, за одну поездку по всем пунктам, по которой готов платить организатор. Ставка указывается в валюте, выбранной в глобальных параметрах номенклатуры тендера (см. выше). В ходе аукциона участники могут делать свои предложения более привлекательными, понижая ставки на установленный организатором шаг. Отображает текст, введенный в графе Примечание в заявке на транспортировку. 5. На вкладке Документы координатор может разместить отсканированные документы, но делать это необязательно, этот шаг можно пропустить. Рис. 100 Пример заполнения вкладки Документы: 6. После внесения необходимых сведений, с момента наступления Даты публикации аукцион переходит в статус Опубликован. Участникам рассылаются уведомления и условия аукциона. С момента наступления Даты открытия ТК могут назначать свои ставки. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 84
85 Проведение ежедневных торгов Проведение аукциона 21. Проведение аукциона В ходе аукциона ТК предлагают свои ставки и отправляют их на рассмотрение координатору ККЭБСЕ: Рис. 101 Схема проведения аукциона: 1. Сразу после получения уведомления об участии в аукционе участники могут просмотреть бриф аукциона. С момента начала торгов участники могут ставить свои ставки. Организатор аукциона мгновенно получает уведомления об их решениях. Чтобы увидеть предложения ТК, откройте страницу Мои тендеры, см. графу Участников: Рис. 102 Графа Участников : Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 85
86 Проведение ежедневных торгов Проведение аукциона 2. Выберите аукцион. Откройте страницу этого аукциона. Выставлять свои коммерческие предложения участники могут в период сбора предложений, начиная с Даты начала и заканчивая Датой окончания. Предложения состоят из ставок. 3. Организатор аукциона может отслеживать активность участников по размещению ставок, воспользовавшись отчетом Статистика участия из раздела на панели инструментов Отчеты: Рис. 103 Пример отчета Статистика участников Этот отчет содержит информацию о том, кто из тех клиентов системы, которым было направлено приглашение к участию в тендере, разместил хотя бы единожды свои ставки. 4. Участник может повторно размещать свои ставки сколько угодно раз и сколь угодно часто. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 86
87 Проведение ежедневных торгов Подведение итогов 22. Подведение итогов При наступлении Даты/времени окончания (указанных на вкладке Реквизиты) координатор ККЭБСЕ просматривает результаты аукциона: Рис. 104 Схема подведения итогов аукциона: 1. В главном меню системы выберите пункт Тендерный брокер -> Тендеры -> Мои тендеры. Откроется страница Список тендеров. 2. Выберите аукцион, установите флажок слева от его наименования. 3. Нажмите Результаты в панели инструментов. Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 87
88 Проведение ежедневных торгов Подведение итогов 4. Выберите Подведение итогов. Откроется страница Выбор победителя тендера (по лоту): Рис. 105 Пример страницы результатов аукциона: Страница Выбор победителя тендера (по лоту) служит для отображения результатов аукциона: списка номенклатурных единиц и ставок. Координатор может изучить результаты. Всегда выигрывает ТК, давшая меньшую ставку. 5. Нажмите кнопку Завершить. Результаты фиксируются в системе. Заявки распределяются по ТК-победителям аукциона. Всем участникам рассылаются результаты: победителю аукциона высылается уведомление о выигрыше, остальным о том, что они не победили, а также комментарий координатора (если тот его указал). Инструкция координатора по управлению транспортировками и проведению ежедневных торгов, редакция от 31/10/14 88