Списание ГСМ в бухгалтерском учете

Большинство (если не все) бюджетных учреждений имеют на балансе автотранспортные средства, использование которых невозможно без горюче-смазочных материалов (ГСМ). Расходование ГСМ нормировано, а списание их с бухгалтерского учета производится по определенным правилам. В статье рассмотрим особенности списания со счетов бухгалтерского учета ГСМ и вопросы, которые могут при этом возникнуть.

Напомним, что ГСМ относятся к материальным запасам и учитываются в учреждениях на счетах (п. 31 Инструкции N 174н <1>):

0 105 23 000 "Горюче-смазочные материалы - особо ценное движимое имущество учреждения";
0 105 33 000 "Горюче-смазочные материалы - иное движимое имущество учреждения".

Понятно, что бензин не относится к особо ценному движимому имуществу, следовательно, его учет осуществляется на счете 0 105 33 000.

Согласно п. 108 Инструкции N 157н <2> выбытие (отпуск) ГСМ производится по фактической стоимости каждой единицы либо по средней фактической стоимости. Применение одного из указанных способов должно быть прописано в учетной политике учреждения и осуществляться в течение финансового года непрерывно.

<2> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

К сведению. Определение средней фактической стоимости материальных запасов производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей фактической стоимости группы (вида) запасов на их количество складывающихся соответственно, из средней фактической стоимости (количества) остатка на начало месяца и поступивших в текущем месяце материальных запасов на дату их выбытия (отпуска) (абз. 3 п. 108 Инструкции N 157н).

Израсходованные ГСМ списываются на основании первичных учетных документов, а именно путевых листов (ф. 0345001, 0340002, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007). Они применяются для списания в расход всех видов топлива (п. 36 Инструкции N 174н).

Списание горюче-смазочных материалов оформляется Актом о списании материальных запасов (ф. 0504230).

В бухгалтерском учете списание ГСМ отражается проводками (п. 37 Инструкции N 174н):

в пределах норм расхода:

Дебет счета 0 401 20 272 "Расходование материальных запасов", соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг" (0 109 60 272, 0 109 70 272, 0 109 80 272, 0 109 90 272)

Кредит счета 0 105 33 440 "Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов - иного движимого имущества учреждения";

свыше установленных норм - при выявлении недостач, хищений:

Дебет счета 0 401 01 172 "Доходы от операций с активами"

Кредит счета 0 105 33 440 "Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов - иного движимого имущества учреждения".

Нормы расхода топлива и смазочных материалов

При списании ГСМ руководствуются нормами их расхода. Значения базовых, транспортных и эксплуатационных (с учетом надбавок) норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава общего назначения, норм расхода топлива на работу специальных автомобилей, порядок применения норм, формулы и методы расчета нормативного расхода топлива при эксплуатации, справочные нормативные данные по расходу смазочных материалов, значения зимних надбавок и пр. приведены в Рекомендациях N АМ-23-р <3>.

<3> Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р "О введении в действие Методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте".

Данный документ предназначен для расчетов нормативного значения расхода топлива по месту потребления, ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности предприятий в обеспечении нефтепродуктами, расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортных средств, водителями и т.д. (п. 3 Рекомендаций N АМ-23-р).

К сведению. Минэкономразвития России в п. 4.2 Заключения от 20.04.2012 "По итогам экспертизы на Распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р "О введении в действие Методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" считает необходимым исключить из п. 3 Рекомендаций N АМ-23-р упоминание о том, что нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте предназначены для расчетов по налогообложению и для ведения статистической отчетности.

При нормировании расхода топлива различают:

базовое значение, которое определяется для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы;
расчетное нормативное значение расхода топлива, учитывающее выполняемую транспортную работу и условия эксплуатации автомобиля.

Нормативный расход топлива определяется по формулам. Для каждого вида автотранспортного средства (легковых автомобилей, автобусов, специальных и специализированных автомобилей и т.д.) предназначена специальная формула расхода топлива. Например, для легковых автомобилей нормативное значение расхода топлива рассчитывается по формуле:

Qн = 0,01 x Нs x S x (1 + 0,01 x D),

где Qн - нормативный расход топлива, л;

Нs - базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S - пробег автомобиля, км;

D - поправочный коэффициент к норме (суммарная относительная надбавка или снижение).

К сведению. В Приложении 5 к Рекомендациям N АМ-23-р приведены Примеры расчета нормативного расхода топлива.

Нормы расхода топлива могут устанавливаться для каждой модели, марки и модификации эксплуатируемых автомобилей и соответствовать определенным условиям работы автомобильных транспортных средств согласно их классификации и назначению. Нормы включают расход топлива, необходимый для осуществления транспортного процесса. Расход топлива на технические, гаражные и прочие внутренние хозяйственные нужды, не связанные непосредственно с технологическим процессом перевозок пассажиров и грузов, в состав норм не включен и устанавливается отдельно (п. 4 Рекомендаций N АМ-23-р).

Учет дорожно-транспортных, климатических и других факторов производится при помощи поправочных коэффициентов (надбавок), регламентированных в виде процентов повышения или снижения исходной нормы (их значения устанавливаются приказом или распоряжением руководства учреждения, эксплуатирующего автотранспортное средство, либо местной администрации) (п. п. 5, 6 Рекомендаций N АМ-23-р).

Нормы расхода смазочных материалов. Нормы расхода смазочных материалов на автомобильном транспорте приведены в Приложении 1 к Рекомендациям N АМ-23-р. Они предназначены для оперативного учета, расчета удельных норм расхода масел и смазок при обосновании потребности в них для предприятий, эксплуатирующих автотранспортную технику. Нормы эксплуатационного расхода смазочных материалов (с учетом замены и текущих дозаправок) установлены из расчета на 100 л от общего расхода топлива, определенного по нормам для данного автомобиля. Нормы расхода масел установлены в литрах на 100 л расхода топлива, нормы расхода смазок - в килограммах на 100 л расхода топлива.

Нормы расхода масел увеличиваются до 20% для автомобилей после капитального ремонта и автомобилей, находящихся в эксплуатации более пяти лет. Расход смазочных материалов при капитальном ремонте агрегатов автомобилей устанавливается в количестве, равном одной заправочной емкости системы смазки данного агрегата.

Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводов-изготовителей, инструкциями по эксплуатации и т.п.

Если нормы списания на автомобиль нет в Рекомендациях N АМ-23-р. Для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, на которую нормы расхода топлива в Рекомендациях N АМ-23-р отсутствуют, руководители местных администраций регионов и организаций своим приказом могут вводить в действие нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике (п. 6 Рекомендаций N АМ-23-р).

До принятия приказа организации, утверждающего нормы, разработанные в установленном порядке, учреждение может руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (Письма Минфина России от 10.06.2011 N 03-03-06/4/67, от 22.06.2010 N 03-03-06/4/61, Постановление ФАС УО от 16.09.2010 N Ф09-7311/10-С2).

Может ли учреждение устанавливать нормы списания ГСМ, превышающие нормы, предусмотренные Рекомендациями N АМ-23-р? Минфин России в Письме от 08.07.2011 N 02-06-10/3056 по данному вопросу сообщил следующее.

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, приведенные в Рекомендациях N АМ-23-р, не носят обязательного характера.

В случае использования учреждением при расчетах указанного показателя норм, рекомендуемых Минтрансом, он отражается в путевом листе в поле, предназначенном для записи данных о расходе горючего по норме.

Если фактический расход топлива, согласно путевому листу, превысил расход топлива, рассчитанный по норме Минтранса, то списание указанного превышения (перерасхода) производится по распоряжению руководителя учреждения при наличии объективных причин, повлекших перерасход ГСМ при эксплуатации автомобиля в определенных условиях и в определенной местности.

Утвержденные согласно распоряжению руководителя учреждения нормы расходования ГСМ, превышающие установленные Минтрансом, могут подтверждаться в том числе контрольными замерами, проведенными комиссией учреждения или специализированными организациями по обращению юридических лиц, осуществляющими исследования по соблюдению владельцами транспортных средств правил их эксплуатации с целью избежания перерасхода топлива.

Для справки. В силу того что нормы списания бензина, содержащиеся в Рекомендациях N АМ-23-р, носят необязательный (рекомендательный) характер и учреждение вправе установить нормы расходования топлива путем проведения контрольных замеров, использования рекомендаций завода-изготовителя или иным способом, учреждению в своей учетной политике следует прописать либо способ определения нормы расходования ГСМ на 100 км, либо саму норму расхода.

Пример. На балансе бюджетного учреждения числится автомобиль ВАЗ-2110, в штате учреждения состоит водитель - Соколов А.Т. В учетной политике бюджетного учреждения прописано: "При списании ГСМ применяются нормы, разработанные самостоятельно на основе Рекомендаций N АМ-23-р".

Из кассы учреждения водителю были выданы денежные средства на приобретение бензина - 500 руб.

Согласно авансовому отчету водителя и приложенному к нему кассовому чеку АЗС водитель приобрел 20 л бензина по цене 26,6 руб. за литр. Согласно путевому листу фактически израсходовано за рабочий день 7 л бензина (норма - 7,8 л).

Все операции осуществляются за счет субсидий на выполнение государственного задания. Лицевой счет открыт в ОФК.

В учете бюджетного учреждения необходимо сделать следующие записи:

Далее приведем пример заполнения Путевого листа легкового автомобиля (ф. 0345001) (все данные условны).

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎