Коротко о тайм-менеджменте или почему вы ничего не успеваете

В современном мире постоянно ускоряющегося рабочего темпа запарки и цейтноты – это, скорее, норма, чем что-то из ряд вон выходящее. И зачастую виновниками такого положения дел являются не требовательные начальники и даже не большие планы работ, а сами сотрудники с неправильным подходом к организации своего времени в офисе.

По результатам разных исследований, на непроизводственные нужды персонал компаний способен тратить от 2 до 5 часов в день. Ключом к разрешению этой проблемы может стать применение ставших популярными в последнее время тактик, методик и подходов тайм-менеджмента.

Золотые правила

Постулаты о том, как работать быстро и качественно, у каждого могут быть свои. Но все советы и рекомендаций по тайм-менеджменту сводятся к нескольким простым правилам, результаты выполнения которых, по заверениям специалистов, не заставят себя долго ждать. Мы приводим основные из них:

правильно расставляйте приоритеты и четко определяйте, что нужно сделать обязательно, а что может подождать. Очевидно, что времени в сутках достаточно на то, чтобы успеть все, что намечено. Основной вопрос лишь в том, чтобы правильно определить необходимое;
концентрируйтесь на одной задаче, потому что многозадачность не помогает, а лишь ухудшает результативность. Изучению данной проблемы ученые уделили немало времени и пришли к выводу, что мозг человека может выполнять только две задачи, а если поступает третья, он ее попросту игнорирует. В то же время, даже две задачи человеческий мозг не способен обрабатывать одновременно. Они выполняются параллельно. Таким образом, для того, чтобы лучше и эффективнее работать, не стоит браться за все и сразу. Некоторые задачи можно выполнить позже или делегировать, что позволит освободить время;
старайтесь планировать свои действия. Многие учебники и пособия по тайм-менеджменту приводят правило, получившее название 10/90, согласно которому израсходованные 10% времени на планирование до начала реализации задачи, помогут сэкономить 90% времени в течение ее реализации. Кроме того, планировать нужно всегда от большего к меньшему и начинать с разрешения самого сложного задания, а после переходить к более простым. Один из самых успешных консультантов Брайан Трейси рекомендует не забывать и о "лягушке". Именно так специалист называет самое неприятное и важное дело, которое нужно сделать в течение дня, и советует выполнять его в первую очередь. В противном случае, есть шанс получить избыток эмоционального напряжения и не закончить другие намеченные задания. Тем не менее, не стоит воспринимать составленные планы как что-то постоянное. Наоборот, их можно и нужно пересматривать:
не забывайте о принципе равновесия и необходимости полноценного отдыха. Переработки и отсутствие времени на восстановление сил рано или поздно скажутся на производительности труда;
устанавливайте дедлайны. На основании проведенных исследований ученые уже давно доказали, что работа движется лучше тогда, когда на нее отведено четко ограниченное время.
не отвлекайтесь на несущественные раздражители в виде проверки страниц в социальных сетях, почтовых ящиков и т.д. Эти активности в сумме занимают достаточно много времени и отвлекают от выполнения задач. Одним из советов по борьбе с "вредными привычками" в рабочее время является их четкая запись. Постарайтесь отследить, что именно отвлекает от работы и отказаться от этого.

Креативный подход

Вопросами самоорганизации и правильного распределения времени задавались многие и во все времена. Так, например, американский политический деятель и дипломат Бенджамин Франклин разработал целую систему распределения временного ресурса и задач, который сегодня называют базовыми принципами классической системы управления временем. Согласно Франклину, любую масштабную задачу нужно постараться разделить на более мелкие подзадачи. Для простоты восприятия этот процесс представляется в виде пирамиды, основанием которой служит основная цель. Следующие уровни пирамиды надстраиваются над основанием и отображают долгосрочные и краткосрочные направления движения и задания, вплоть до плана на текущий день. Такую разветвленность можно применять как в отношении текущих дел, так и в вопросах глобальных начинаний.

Читайте также:

Как все успевать: 5 ступеней
Возьми время под контроль: 4 секрета тайм-менеджмента
Как успеть сделать всё за 20 минут

Современные методики и курсы по тайм-менеджменту тоже могут предложить различные заслуживающие внимания подходы к распределению рабочего времени. Одной из самых известных является технология "Pomodoro Technique" (Техника "Помидор"), предложенная в 1992 году итальянским студентом Франческо Чирилло. Желая решить собственные проблемы с неуспеваемостью, молодой человек искал подходы к управлению временем и выработал определенную систему. Ее суть заключается в выполнении каждой задачи короткими подходами по 25 минут, в течение которых нельзя отвлекаться. Затем должен следовать 2-3 минутный перерыв и новый подход. А после четырех 25-минутных занятий необходим отдых в течение 15-20 минут.

Техника тайм-менежмента "Помидор", получившая свое название в честь кухонного таймера в виде помидора, на котором ее создатель отмерял 25-минутные временные отрезки, является одной из самых эффективных.

Еще одним нестандартным подходом к освоению тайм-менеджмента считаются и различные кейсы, которые можно выполнять как самостоятельно, так и в коллективе. Несложные игры в виде передачи мяча или забрасывания бумаги в корзину призваны помочь расставить приоритеты и определять задачи. Самым простым примером может стать упражнение, сутью которого является попытка вспомнить все сделанные дела и выполненные задания за прошедшие сутки по минутам. В сумме должно получиться 24 часа. Такая "тренировка" поможет определить, какое время было потрачено с пользой, а какое прошло впустую и расставить приоритеты на будущее.

Напоследок отметим, что в мире, помимо привычных методик тайм-менеджмента, существует также и практика спонтанного планирования для тех, кто не любит все тщательно раскладывать по полочкам. Она не признает постановки долгосрочных целей и ориентирована на деятельность в целом и постоянное развитие. Точно сказать, какой из подходов – тайм-менеджмент или спонтанное планирование – лучше и эффективнее, нельзя, поскольку это вопрос личного выбора.

Хотите первыми получать важную и полезную информацию о ДЕНЬГАХ и БИЗНЕСЕ?

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎