Онлайн касса: что это такое и зачем она нужна

Закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и/или расчетов с использованием электронных средств платежа» был принят еще в мае 2003 года. Но в 2016 году в него были внесены изменения, согласно которым с января 2017 года большая часть предпринимателей должны использовать новую контрольно-кассовую технику. Онлайн касса подключается к интернету и передает сведения о проведенных операциях оператору фискальных данных (ОФД), который в свою очередь отправляет полученную информацию в обработанном виде в ФНС.

Онлайн кассы: что это такое

Онлайн кассы – это новый вид контрольно-кассовой техники, которая отличается от старых кассовых аппаратов более обширным функционалом и возможностями. При помощи современной кассовой техники теперь можно не только печатать чеки, но и отправлять их в электронном виде покупателям, отслеживать остаток товара, анализировать спрос на тот или иной вид продукции и т.д. Чтобы понять, что представляет собой устройство онлайн кассы, необходимо знать, каким функционалом оно обладает.

Новая кассовая техника выполняет следующие функции:

создает и формирует фискальную документацию (бланки строгой отчетности (БСО), чеки, отчеты об открытии/закрытии смены);
через оператора отправляет все фискальные данные в налоговую службу;
производит запись данных и их хранение на фискальном накопителе;
формирует и печатает чеки с более широкой номенклатурой, чем старые ККМ (указывает количество отпущенного товара, его наименование, наименование организации, ФИО ИП или адрес сайта интернет-магазина, содержит QR-код).

В кассовое устройство устанавливается специальный прибор – фискальный накопитель (ФН). Он является аналогом защищенной электронной контрольной ленты (ЭКЛЗ), используемой в устаревших моделях ККТ. Основная его функция — шифрование всех данных о проведенных через аппарат операциях и их хранение. Если раньше налоговая получала информацию о финансовых операциях предпринимателей путем проверки ЭЛКЗ, то при использовании онлайн кассы со встроенным накопителем ФНС может отслеживать все проведенные расчеты в режиме реального времени.

Существует несколько видов контрольно-кассовых машин:

Автономная. Представляет собой небольшое кассовое устройство, которое занимает немного места и его удобно носить с собой. Подключение к сети интернет происходит через установленную SIM-карту, Wi-Fi или сетевой кабель. Аппарат оборудован аккумулятором. Предназначен он для использования в микро-бизнесе, в сфере услуг, для курьерских служб и мелких предпринимателей, осуществляющих торговлю с машины.
Фискальный регистратор. Это мини-версия принтера для распечатки чеков. Устройство подключается к телефону, планшетному ПК, ноутбуку, терминалу и т.д. Данный вид ККМ предназначен для применения в малом бизнесе. У него весьма ограниченный функционал и низкая скорость печати.
Автоматизированная система. Особенность данного вида устройств заключается в отсутствии функции печати чеков. Аппарат формирует электронные платежные документы, которые отправляет покупателям по смс или по электронной почте. Оптимальный вариант для интернет-магазинов и вендинга, где покупка товара и его оплата происходит в режиме 24/7 и нет возможности поставить продавца.
Смарт-терминал. Это привычный планшет, но с встроенным устройством для печати чеков. Достаточно широкий функционал дает возможность загружать и устанавливать на устройство онлайн кассы дополнительные бухгалтерские программы, приложения для учета товара, драйвера и много других полезных вещей для оптимизации ведения бизнеса.

Для чего нужна онлайн касса

Применение нового контрольно-кассового оборудования в малом бизнесе призвано минимизировать риски уклонения от уплаты налогов мелкими предпринимателями, а также упростить схему взаимодействия бизнеса с государственными контролирующими органами. Внедрение онлайн касс предотвратит скрытие доходов, поскольку теперь каждая проведенная операция будет мгновенно обработана ОФД и передана в налоговую.

Несмотря на то, что предпринимателям теперь вряд ли удастся скрыть истинный размер выручки от ведения бизнеса, применение онлайн кассы принесет определенные выгоды и им с покупателями, а не только ФНС. Среди преимуществ для предпринимателей стоит отметить:

Существенно уменьшится количество проверок налоговой службой, поскольку вся необходимая информация будет поступать в ФНС мгновенно.
Процедура регистрации современного кассового аппарата по сравнению с устаревшими ККМ заметно упрощена. Зарегистрировать устройство можно через интернет, что займет в среднем 15 минут.
Более быстрое и дешевое обслуживание техники нового образца. Больше нет необходимости в заключении соглашения с Центром технического обслуживания (ЦТО). А фискальный накопитель можно заменить самостоятельно, что тоже экономит время и деньги.
Через интернет можно контролировать все, что происходит в магазине – вести учет товара, анализировать спрос покупателей на виды продукции, определять среднюю стоимость покупок по чеку и т.д.

Покупатели в свою очередь получат:

возможность вести учет и контролировать все свои расходы при помощи платежных документов в электронном виде;
возможность получать чек бумажный (по желанию) и электронный, который невозможно потерять или испортить, благодаря чему освободится кошелек от ненужных бумажек и в случае чего, будет возможность обменять или вернуть приобретенный товар;
возможность проверить продавца на предмет законности его деятельности, подлинность чека и своевременно сообщить о выявленных нарушениях в ФНС.

Налоговая служба сможет:

упростить процесс отслеживания злостных неплательщиков налогов;
минимизировать риски сокрытия прибыли от ведения бизнеса;
контролировать гораздо большее количество предпринимателей, что физически невозможно было сделать, когда проверки проводились вручную.

Зачем вводят онлайн кассы

Путем внесения изменений в 54-ФЗ Правительство РФ обязало практически всех предпринимателей обзавестись современным кассовым аппаратом с функцией подключения к сети интернет. Так для чего нужны онлайн кассы? Правительство преследует следующие цели:

Воспрепятствовать развитию «серой» торговли и теневой экономики. Предприниматели больше не смогут скрывать свои доходы от ФНС и уклоняться от уплаты налогов. Предполагается, что со временем это приведет к заметному улучшению экономической ситуации в стране.
Упрощение и ускорение процедуры проведения налоговых проверок. Если ранее нужно было устаивать массовые рейды по предпринимателям, то с введением онлайн касс такая необходимость отпадает. Теперь выездные проверки будут проводиться только по тем предприятиям/ИП, которые подозреваются в нарушениях.
Создание так называемой «службы народного контроля». Каждый небезразличный гражданин, обнаружив нарушение в работе ИП, может мгновенно сообщить о данном факте в контролирующие органы в режиме онлайн.

Отличия онлайн кассы от старых ККТ

Чтобы понять, чем отличаются современные онлайн кассы от устаревших моделей кассовых устройств, необходимо рассмотреть и сравнить их основные характеристики.

Таблица. Отличия современного контрольно-кассового оборудования от старых ККМ.

онлайн на официальном интернет-ресурсе ФНС;
в налоговой

24 платежных реквизита. Покупатель получает в обязательном порядке два вида чека – электронный и бумажный;
БСО и чеки распечатываются исключительно на кассовом аппарате

Как работает онлайн касса

Особенности работы онлайн касс заключаются в следующем:

Предприниматель приобретает новое контрольно-кассовое оборудование, которое необходимо зарегистрировать в налоговой. Сделать это можно любым удобным способом – онлайн на сайте ФНС либо явившись лично в налоговую и прихватив с собой купленный аппарат. Можно также зарегистрировать устройство через ЦТО. Но здесь, как и в случае с онлайн регистрацией, необходима квалифицированная электронная подпись.
Далее касса подключается к сети. Это может быть через установленную сим-карту, при помощи беспроводного интернет-соединения (Wi-Fi) или сетевого кабеля. Также можно использовать компактную модем-флешку для доступа к интернету.
Для начала работы кассиру необходимо открыть смену, на основании чего устройство формирует соответствующий отчет и отправляет его оператору на обработку.
После каждого оплаченного товара или услуги формируется чек, который незамедлительно система отправляет в ОФД, а затем в налоговый орган.
В случае с перебоями в сети или длительного отсутствия интернет-соединения, чек к оператору не доходит, о чем ККТ уведомляет продавца и пытается повторно отправить платежный документ.
Если клиент соизволил оставить свой контактный телефонный номер или дал адрес электронной почты, система автоматически отправит ему электронный чек в смс или электронным письмом. В противном случае покупатель получит документ в бумажном виде.
По закрытию смены также составляется отчет, в котором имеется информация о количестве отпущенного товара, выбитых чеков, суммы товарооборота и т.д. Распечатанный отчет остается на хранение предпринимателю, а электронная его версия также отправляется на обработку ОФД.

Если в населенном пункте, в котором ведет свою предпринимательскую деятельность ИП, отсутствует соединение с интернетом, то местные власти вносят его в перечень труднодоступных. В таком случае бизнесмен:

освобожден от обязательного заключения договора с оператором фискальных данных;
не обязан передавать отчеты о произведенных расчетах в фискальную службу в режиме реального времени;
все данные по проведенным операциям через кассовое устройство записываются на фискальный накопитель, который по истечении срока действия необходимо изъять с ККМ и отнести в ФНС.

Но даже в крупных городах и мегаполисах никто не застрахован от временных перебоев в сети. В случае когда пропал интернет на некоторое время:

контрольно-кассовый аппарат продолжает функционировать в автономном режиме, исполнительно сохраняя все данные на фискальный накопитель;
после восстановления соединения все сохраненные данные передаются оператору на обработку;
в случае длительного (более 30 дней) отсутствия связи с интернетом накопитель прекращает выполнять свою основную функцию.

Если прежнее кассовое устройство было куплено совсем недавно, его можно еще модернизировать и совсем необязательно тратиться на приобретение современного оборудования. В случае возможности модернизации аппарата, предпринимателю нужно будет:

Проверить программное обеспечение прежней ККМ на совместимость с онлайн кассой. Сделать это можно связавшись с фирмой-производителем контрольно-кассового оборудования или на интернет-портале ФНС.
Нужно связаться с разработчиком установленного на аппарат ПО и в подробностях разузнать, как правильно установить обновление ПО, чтобы оно отвечало требованиям ФЗ №54 и поддерживало функции онлайн касс.
Приобрести специальный комплект для модернизации аппарата.
Прежде чем устанавливать обновление ПО, необходимо снять кассовый аппарат с регистрации в налоговой и только потом приступать к его модернизации.
Модернизировать оборудование можно самостоятельно или обратиться за помощью к профессионалам – в Центр техобслуживания.
После обновления всех программ на кассовом устройстве и замены ЭКЛЗ на фискальный накопитель необходимо его повторно зарегистрировать в ФНС.

Для снятия с регистрации аппарата, подлежащего модернизации, предприниматель должен:

Написать соответствующее заявление.
Получить на руки отчет по ЭКЛЗ.
Собрать необходимые документы.
Явиться с устройством и всеми подготовленными заранее бумагами в налоговый орган.

Сроки перехода на онлайн кассы

Внедрить новшества и сменить старые ККТ на онлайн кассы правительство планирует полностью до 2021 года. Это будет происходить поэтапно:

Первое время, после вступления в силу 290-ФЗ и внесения изменений в 54-ФЗ, приобретение предпринимателями современного контрольно-кассового оборудования и применение его в бизнесе осуществлялось в добровольном порядке.
С 1 февраля 2017 года введен запрет на регистрацию устаревших устройств с защищенной электронной контрольной лентой.
Спустя два месяца после запрета регистрации устаревших кассовых аппаратов, применение онлайн касс стало обязательным для тех, кто реализует крепкие алкогольные напитки.
С июля 2017 года новые онлайн-кассы должны быть уже у:
- каждого предпринимателя, занимающегося торговлей по основной или упрощенной системе налогообложения (ОСН и УСН);
- торговцев подакцизными товарами и интернет-магазинов, принимающих в качестве оплаты наличные денежные средства и банковские карты;
- исключением является сфера услуг.
Спустя год, а именно с 1 июля 2018 года, использовать онлайн-кассы для ведения бизнеса должны будут:
- интернет-магазины, принимающие к оплате электронные платежные средства, оплаченную квитанцию в банке и работающие по наложенному платежу;
- предприниматели в сфере общепита и розничной торговли, платящие ЕНВД (единый налог на временный доход), работающие по ПНС (патентной системе налогообложения) и имеющие наемных работников;
- предприниматели в сфере вендинга с наемными работниками.
Еще через год (с июля 2019 года) запрет на использование старой контрольно-кассовой техники коснется предпринимателей, ведущих бизнес по:
- ЕНВД (согласно подпунктам 1-5, 10-14, п.2, ст. 346.26 Налогового Кодекса РФ);
- ПСН (согласно подпунктам 1-15, 18-28, 30-44, 49-58 и 60-63 п.2 ст.346.43 Налогового Кодекса РФ);
- также владельцы вендинга, не имеющие наемных сотрудников;
- предприниматели сферы услуг населению.
В завершение процесса внедрения нового кассового оборудования в малый бизнес с 1 февраля 2021 года все индивидуальные предприниматели, работающие на патенте, упрощенной системе налогообложения и выплачивающие ЕНВД, будут вынуждены указывать в чеке наименование отпущенного товара/оказанных услуг и их количество.

Существует перечень предприятий, организаций и ИП, которым необязательно использовать современную кассовую технику:

ИП, находящиеся в труднодоступных населенных пунктах.
Торговцы медикаментами и прочими лекарственными средствами в сельской местности.
Владельцы мастерских по ремонту ключей, обуви.
Владельцы пунктов приема стеклотары.
Предприниматели, сдающие собственную жилую недвижимость в аренду.
Владельцы столовых и буфетов, расположенных на территории образовательных учреждений (школы, колледжи, университеты и прочие).
Лица, оказывающие услуги по вспашке огородов и распилу дров.
Финансово-кредитные учреждения.
Владельцы киосков с прессой и периодикой (газеты, журналы).
Лица, оказывающие услуги по уходу за больными, инвалидами, детьми и престарелыми и др.

Налоговый вычет при покупке онлайн кассы

Поскольку предприниматели независимо от их желания должны выполнить требования законодательства РФ и обзавестись новым аппаратом, государство обещает им налоговый вычет после покупки и регистрации онлайн кассы в ФНС. Рассчитывать на вычет могут только ИП, которые:

платят единый налог на временные доходы;
работают по патенту.

Предпринимателям, работающим по ЕСХН, УСН и ОСН, а также организациям налоговый вычет не положен. Не получат вычет и те, кто работает по ПСН и ЕНВД, если они приобретут кассовое оборудование после 1 июля 2019 года. А предпринимателям в сфере общепита и розничной торговли необходимо поспешить приобрести онлайн кассу до июля 2018 года, чтобы воспользоваться своим правом на вычет.

Налоговый вычет при покупке ККТ предполагает компенсацию государством стоимости контрольно-кассового оборудования, но не более чем 18 тысяч рублей за одно приобретенное устройство. Это значит, если у предпринимателя есть два небольших магазина и он купил две ККМ по 22 тысячи каждую, то размер вычета для него составит не более 36 тысяч рублей. Получить денежную компенсацию ИП смогут только после регистрации купленной техники в налоговой службе.

Для получения вычета необходимо:

Указать в декларации расходы на покупку кассовой техники (также стоит упомянуть и о сопутствующих расходах – заключение договора с ОФД, стоимость ФН, ПО, услуги ЦТО и т.д.).
Написать соответствующее заявление (бланк заявления на сегодняшний день еще не утвержден, поэтому документ оформляется в свободной форме, примерный образец которого можно посмотреть здесь).

В заявлении обязательно должны быть указанны такие сведения:

ФИО ИП.
ИНН.
Размер налогового вычета.
Дата уплаты налога.
Наименование модели онлайн ККТ.
Заводской номер устройства.
Дата получения и номер патента (для ПСН).
Финансовые затраты на приобретение оборудования.

Внедрение нового кассового оборудования в бизнес существенно упростит работу сотрудникам налоговой службы, а также сделает предпринимательскую деятельность максимально прозрачной. Применение ККТ в магазинах гарантирует защиту прав потребителей, ведь теперь после каждой покупки у них будет чек в электронном виде, который даст им право обменять или вернуть некачественный товар.

Внедрение онлайн кассы существенно упростит систему налогового контроля и минимизирует риски сокрытия доходов предпринимателями малого бизнеса.

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎