Методы совершенствования систем управления документооборотом в ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»

Актуальность исследования поставленной проблемы обусловлена рядом обстоятельств.Во-первых, совершенно очевидно, что традиционная схема управления документооборотом уже не справляется с теми объемами работы, которые существуют в век новейших информационных технологий. Постоянно возрастающий объём документооборота значительно затрудняет работу с поиском, обработкой, хранением, исполнением, контролем документов и поручений.

Оглавление

Введение………………………………………………………………….3ГЛАВА 1. Теоретические основы управления документооборотом в государственном предприятии

91.1 Понятие документооборота…………………………………………..91.2 Управление документооборотом……………………………………..171.3 Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления………………………………………………………………….

341.4 Особенности управления документооборотом в государственном предприятии………………………………………………………………..

39Глава 2. Анализ деятельности учреждения……………….432.1.Общая характеристика организации…………………………………432.2 Организационно – управленческий анализ деятельности ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»……………………………………….

442.3 Анализ эффективности управления документооборотом ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»……………………………………….

65Глава 3. Методы совершенствования систем управления документооборотом в ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»…….

683.1 Обоснование необходимости создания единой документационной базы683.2 Использование электронной подписи в работе с документами………….723.3 Система документационного обеспечения управления, основанная на дополнительной автоматизации……………………………………………….

843.4 Оценка экономической эффективности разработанных рекомендаций ………………………………………………………………

Файлы: 1 файл

управление документооборотом.doc

ГЛАВА 1. Теоретические основы управления документооборотом в государственном предприятии

1.1 Понятие документооборота……………… …………………………..

1.2 Управление документооборотом………………………………… …..

1.3 Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления…………………………………………………… …………….

1.4 Особенности управления документооборотом в государственном предприятии………………………………………………… ……………..

Глава 2. Анализ деятельности учреждения……………….

2.1.Общая характеристика организации…………………………………

2.2 Организационно – управленческий анализ деятельности ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»……………………………………….

2.3 Анализ эффективности управления документооборотом ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»… …………………………………….

Глава 3. Методы совершенствования систем управления документооборотом в ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»…….

3.1 Обоснование необходимости создания единой документационной базы

3.2 Использование электронной подписи в работе с документами ………….

3.3 Система документационного обеспечения управления, основанная на дополнительной автоматизации…………………………………………… ….

3.4 Оценка экономической эффективности разработанных рекомендаций …………………………………………… …………………

Список использованной литературы…………………………

Современное управление государственным предприятием - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует применения новых форм их обработки, новых информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.

Наше время, насыщенное информационными технологиями, предъявляет новые требования к разработке документов и к работе служб, ответственных за их создание, обращение и хранение. Компьютер и современное программное обеспечение позволяет не только быстро разрабатывать и качественно оформить документ, но и предоставляет невиданные ранее возможности по учету, контролю за исполнением документов, их передаче по каналам телекоммуникаций, оперативному хранению и поиску нужной информации. Современному руководителю не нужно ждать, пока секретарь-делопроизводитель найдет отметку нужного документа по журналу входящей документации, затем перелистает соответствующую папку, чтобы найти сам документ. Все эти функции могут быть полностью автоматизированы, что позволяет весьма повысить скорость обращения к документу, сократить время на подготовку принятия решения и, соответственно, обеспечить эффективность управления [2].

К сожалению, опыт и история не раз показывали, что прогресс не приводит к устранению проблем: он просто заменяет одни проблемы другими. В полной мере это относится и к новым компьютерным технологиям. С их внедрением возникают не только новые перспективы, но и новые "подводные камни", дополнительные источники потенциального риска. Например, появляются неслыханные ранее возможности для несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за отказа оборудования, вирусной атаки и неквалифицированных действий пользователя. Тем не менее, прогресс остановить невозможно. Нам просто предстоит учиться жить в этом новом мире - использовать его возможности и избегать его опасностей [3].

Сегодня интерес к рынку программного обеспечения для автоматизации работы с документами неуклонно растет. Использование сети Internet позволяет автоматизировать процесс документооборота, сократить время обработки, улучшить поиск данных, обеспечить контроль исполнения. Новые технологии в этой области предоставляют полную аналитическую информацию и снижают вероятность всевозможных ошибок.

Проблема управления документооборотом состоит в несоответствии уровня и качества автоматизации возросшему потоку документов и увеличению времени на их обработку.

Актуальность исследования поставленной проблемы обусловлена рядом обстоятельств.

Во-первых, совершенно очевидно, что традиционная схема управления документооборотом уже не справляется с теми объемами работы, которые существуют в век новейших информационных технологий. Постоянно возрастающий объём документооборота значительно затрудняет работу с поиском, обработкой, хранением, исполнением, контролем документов и поручений.

Во-вторых, в связи с расширением интернет-услуг и усилением государственной поддержки, на первый план выходит автоматизация документооборот. В послании Президента к Федеральному Собранию Российской Федерации Дмитрий Медведев затронул вопрос о расширении предоставление государственных услуг населению посредствам интернет

В-третьих, эффективное управление документооборотом требует перевода значительной части документов в электронный вид, что обеспечивает удобное хранение, поиск и передачу электронных документов и требует гораздо меньше ресурсов и времени, чем это необходимо для бумажных документов.

В-четвертых, электронный документооборот всё чаще встречается в работе российских организаций и это является следствием федеральной целевой программы "Электронная Россия", которую проводит Правительство Российской Федерации. Она провозгласила своей целью перевод в электронную форму большей части документооборота государственных структур.

Степень разработки проблемы. Анализ литературы по теме исследования свидетельствует о том, что во многих организациях остро стоит проблема организации документооборота. Документы дублируются, теряются или передаются получателям с опозданием. Техническая отсталость технологии управления документооборотом во многих случаях приводит к тому, что в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители. Как замечает по этому поводу М.В. Ларин, «наша главная цель - в непростых условиях постепенного перехода от бумажного документооборота к электронному окончательно перейти от частичной автоматизации, когда компьютерные технологии применяются на отдельных, зачастую не связанных между собой участках работы, к единому информационному пространству, объединяющему органы власти». Решение данной проблемы предложено в трудах Кузнецовой Т.В.. Кузнецова С.Л., Куперштейна В.И., Гайдуковой Л.Н и других авторов.

Документация является частью функционирования ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России.

Системы электронного документооборота позволяют организациям автоматизировать работу с документами как внутрифирменными, так внешними.

Обоснование необходимости автоматизации процесса управления документооборотом на предприятии ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»:

для одних - это повышение эффективности организационно- распорядительного документооборота;

для других - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам.

Такое разделение приоритетов в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. В связи с этим для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства.

Независимо от того, чем определяется интерес к документоориентированным информационным системам (ДИС), все организации начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества, присутствующего на российском рынке. Организации, решившей серьезно подойти к этому вопросу, выбор придется начать с расстановки точек над «i» в терминологии производителей документоориентированных информационных систем, давно ставшей объектом сᴨȇкуляции вследствие неопределенности и универсальности таких понятий, как «документооборот», «делопроизводство», «архив» и др. Что бы ни стояло за названием той или иной ДИС, их можно разделить на три основные группы: системы делопроизводства, системы документооборота и системы управления документами. Для достижения адекватности выбора поставленной задаче необходимо ознакомится с каждой из предлагаемых ДИС. Заодно необходимо проанализировать тенденции развития технологий по управлению документооборотом, чтобы выбранная система не оказалась морально устаревшей всего через полгода после ее приобретения.

Существуют различные методы и возможности, которые позволяют наладить систему управления документооборотом. В зависимости от задач, которые будут решаться с помощью СЭД, можно выбрать одно, наилучшим образом подходящее конкретному виду деятельности. В данной работе мы рассмотрим особенности управления документооборотом на крупном предприятии, а также проведем сравнительный анализ СЭД, пользующегося на территории России наибольшей популярностью.

Цель дипломной работы - анализ системы управления документооборота ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России» и разработка системы документационного обеспечения управления, основанной на дополнительной автоматизации.

Объект исследования - документационные системы управления документооборотом, применяемые в современной организации.

Предмет исследования - система управления документооборотом ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России».

Достижение поставленной цели предусматривает постановку следующих задач:

рассмотреть понятие «документооборот»,

охарактеризовать нормативно-правового обеспечения документооборота,

проанализировать использование различных типов автоматизированных систем ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»,

выявление особенностей СУ документооборотом в АСЦ,

исследование системы документооборота в АСЦ,

определить пути совершенствования системы документационного обеспечения управления, основанной на дополнительной автоматизации.

Для достижения поставленных задач были использованы научно –диагностические методы исследования: тестирование, изучение документации и результатов деятельности компании, анализ эффективности управления документооборотом, наблюдение.

Теоретико-методологическую основу исследования составляют труды отечественных и зарубежных ученых по проблеме управления документооборотом в организации, федеральные законы "Об информации, информатизации и защите информации" и "Об электронной цифровой подписи", постановления Правительства РФ, а также труды российских и зарубежных ученых.

Практическая значимость дипломной работы состоит в том, что реализация системы документационного обеспечения управления, основанной на дополнительной автоматизации позволит повысить эффективность управления документооборотом организации.

Структура и объем работы. Дипломная работа состоит из введения, трех глав, а также заключения, списка использованной литературы, приложений.

Глава 1. Теоретические основы управления документооборотом в государственном предприятии

1.1 Понятие документооборота

Термин «документ» происходит от латинского слова “documentum” – доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.

В словаре русского языка С.И. Ожегова даются различные толкования понятия «документ»:

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎