Приобретение и использование ГСМ: порядок отражения в учете
Порядок отражения в учете операций по приобретению горюче-смазочных материалов (далее — ГСМ) зависит от применяемой формы расчета за них и правил их отпуска на автозаправочных станциях (далее — АЗС).
Правила отпуска топлива на АЗС регулируются Инструкцией № 281 . Так, в соответствии с п. 7.1 данной Инструкции отпуск нефтепродуктов потребителям осуществляется на основании заключенных договоров или за наличные.
При этом на сегодняшний день наиболее распространены следующие способы приобретения ГСМ по безналичному расчету по:
Подобные нормы содержатся и в п. 10 Правил № 1442 , согласно которому расчеты за проданные нефтепродукты осуществляются в наличной и/или безналичной форме (с применением платежных карточек, талонов, ведомостей на отпуск нефтепродуктов и т. д.) в установленном законодательством порядке. Причем расчеты за топливо, проданное с применением согласно договорам талонов или ведомостей на отпуск нефтепродуктов, осуществляются исключительно через учреждения банков.
Отпуск ГСМ по ведомостям. Отпуск топлива по безналичному расчету по ведомостям осуществляется АЗС на основании договоров, заключенных с предприятиями — потребителями ГСМ.
Факт отпуска топлива отражается в ведомости на отпуск нефтепродуктов по форме № 16НП , форма которой приведена в приложении 16 к Инструкции № 281. Количество отпущенных ГСМ фиксируется в ведомости, которая ведется непосредственно на АЗС , и подтверждается подписями оператора АЗС и водителя ( п.п. 10.3.2.1 Инструкции № 281 ). Кроме того, отметка о марке и количестве отпущенного топлива проставляется и в путевом листе водителя (см., в частности, Инструкцию № 74 ).
На основании ведомостей на отпуск нефтепродуктов по форме № 16НП АЗС периодически, но не реже одного раза в месяц, выписывают сводные ведомости-счета каждому предприятию — потребителю ГСМ. В таких счетах обязательно указываются количество и общая стоимость отпущенных ГСМ по маркам и ценам, установленным в течение месяца. Также в них в обязательном порядке приводится информация о сумме НДС, включенного в стоимость отпущенных ГСМ.
Сверка расчетов с потребителями за отпущенные нефтепродукты осуществляется ежемесячно не позднее 5 числа следующего за отчетным месяца ( п.п. 10.3.2.2 Инструкции № 281 ).
Отпуск ГСМ по талонам. Согласно разд. 3 Инструкции № 281 талон представляет собой специальный талон, приобретенный на условиях и по отпускной цене установленного номинала, подтверждающий право его собственника на получение на АЗС фиксированного количества ГСМ определенного наименования и марки, указанных на нем.
Таким образом, талон — это документ, который подтверждает право покупателя на получение уже оплаченного топлива, хранящегося на АЗС. При этом талоны не являются средством платежа за ГСМ, поскольку их оплата уже предварительно осуществлена по безналичному расчету. На то, что талоны на отпуск топлива не являются средствами платежа, указали и налоговики в консультации, опубликованной в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2009, № 13, с. 11.
Форму, содержание и степень защиты бланков талонов устанавливает их эмитент, т. е. предприятие — поставщик ГСМ. На талоне обязательно должны быть указаны его серийный и порядковый номера ( п.п. 10.3.3.1 Инструкции № 281 ).
Часто талоны изготавливаются из пластика и содержат номинал, вид и марку топлива. АЗС могут выпускать талоны различного номинала на приобретение различных марок топлива (например, 5 л, 10 л, 15 л, 20 л и т. д. на бензин, А92, А95, дизельное топливо и т. п.). Талоны действуют только в пределах одной сети АЗС , поэтому если поставщики ГСМ не являются партнерами, получить топливо на заправке одной фирмы по талонам другой не удастся.
Механизм приобретения ГСМ по талонам заключается в следующем. Между продавцом нефтепродуктов и покупателем талонов на ГСМ заключается договор , в котором в обязательном порядке указываются марка и вид ГСМ, их стоимость, способ получения (в рассматриваемой ситуации это талоны ), перечень АЗС, которые отпускают топливо, момент перехода права собственности, срок действия талонов. Кроме того, в договоре предусматриваются варианты действий с «просроченными» и поврежденными талонами (например, продление, обмен на денежные средства или другие талоны) и утерянными талонами (в частности, блокирование, аннулирование).
После заключения договора покупатель перечисляет денежные средства на текущий счет продавца топлива в сроки, указанные в счете-фактуре . Как правило, именно в этот момент, т. е. после перечисления оплаты, право собственности на ГСМ переходит от продавца к покупателю . Далее ГСМ передаются на хранение поставщику.
По завершении описанных процедур предприятию-покупателю предоставляются талоны на топливо.
В дальнейшем эти талоны выдаются предприятием водителям, а те уже обменивают талоны на соответствующее количество топлива на любой из АЗС, перечисленных в договоре с продавцом нефтепродуктов.
Приобретение топлива и получение талонов предприятие-потребитель отражает в своем аналитическом учете. Для этого лицо, ответственное за ведение учета талонов на ГСМ, оформляет ведомость учета талонов , где фиксируются факты поступления талонов и их выдача водителям.
Указанная ведомость составляется в произвольной форме . Вместе с тем учет талонов на ГСМ должен быть организован таким образом, чтобы позволял получать информацию о:
1) талонах, поступивших на предприятие; выданных водителям под отчет; оставшихся на предприятии;
2) марках топлива, отпускаемого по талонам. Причем на каждую марку ГСМ рекомендуется открывать отдельную ведомость;
3) водителях, получивших талоны. При этом водители, получившие талоны, должны обязательно расписаться в ведомости. Если полученные талоны не были использованы, водитель должен сдать их материально ответственному лицу (это также отражается в ведомости учета талонов).