Подпись в облаках: Электронный документооборот набирает оборот в России
Море, солнечный пляж, милая девушка в шезлонге с ноутбуком нажимает на клавишу Enter. Ушел в сеть очередной котик? Обновился статус в сообществе? Нет, отправлен отчет в Центральный Банк России о деятельности ломбарда. Для кого-то это нечто фантастическое, однако для современной России это реальность.
По словам экспертов, электронная подпись и электронный документооборот, активно развивающиеся в нашей стране, сокращают издержки на логистику, время принятия решений и обеспечивают возможность продуктивной работы из любой точки, где есть выход в интернет.
Материал написан при поддержке Microsoft.
Алексей Сидоренко, основатель портала по риск-менеджменту для малого и среднего бизнеса «Риск-академия», сетует, что хотел бы перейти на электронный документооборот (ЭДО), да не позволяют бюрократические проволочки: «Очень хочу пользоваться, но возможности практически нет. Каждый раз, когда подписываю электронно, всё равно нужно организовывать курьера для физической доставки документов для бухгалтерии. Прожив 10 лет в Австралии, я с благоговением вспоминаю, как даже крупные контракты в корпорациях подписывались электронно, без бюрократической волокиты».
На самом деле, Алексей и прав, и нет. С каждым годом все больше бизнес-процессов в нашей стране переводится в электронный формат. Создание системы электронной отчетности в России началось примерно пятнадцать лет назад, и сегодня она уже неплохо работает. Большинство контролирующих органов принимают отчетность от предприятий в электронном виде. Доля налоговой отчетности, передаваемой через интернет, превысила 80%, рассказывает директор по маркетингу компании «Такском» Василий Зудин.
Чуть хуже обстоят дела с ЭДО между различными предприятиями-контрагентами. Нормативная база для этого сформировалась относительно недавно.
23 мая 2012 года стали окончательно легитимны электронные счета-фактуры — последний большой «камень преткновения», мешавший компаниям начать обмениваться электронными документами.
По словам начальника отдела корпоративного кредитования Банка расчетов и сбережений Александра Черкасова, для передачи и обработки электронной документации используются специализированные решения, такие как «Диадок», «Доклайнз», «СБиС» и другие. Схема работы с электронными документами достаточно проста: компания получает средства электронной подписи для основных уполномоченных лиц, имеющих право подписывать документы от имени компании (генеральный директор, главный бухгалтер), и регистрирует своё предприятие в одной (или нескольких) системах электронного документооборота.
Стоимость использования системы ЭДО зависит от потребностей и объема документооборота и может обходиться организациям в суммы порядка 6-20 тысяч рублей в год. «Мы в своей работе используем электронную подпись при работе с банком и системой «Такском» для сдачи отчетности. За счет использования электронной подписи при сдаче отчетности мы экономим время и деньги, так как у нас сведен к минимуму риск того, что налоговики заблокируют наш счет из-за не предоставления отчетности. Использование сервиса электронной подписи по интернет-банкам обходится нам в пределах 6-12 тысяч рублей в год, «Такскому» по нашему тарифу мы платим 16 тысяч рублей в год», — рассказывает управляющий партнер группы юридических и аудиторских компаний «СБП» Кира Гин-Барисявичене.
«Основным тормозом внедрения электронного документооборота является привычка предприятий к документообороту бумажному. Чтобы получить максимальную выгоду от электронного документооборота, значительная часть наших клиентов, партнёров и подрядчиков тоже должны подключиться к системе и начать использовать электронную подпись и электронные документы. Мы стараемся активно продвигать эту идею среди клиентов, многие из них охотно обсуждают такой вариант, некоторые даже сами спрашивают о возможности его реализации. Мы уже подключились к системе Diadoc («CКБ Контур») и Доклайнз («Такском») и, как и многие другие участники рынка, работаем, не дожидаясь, когда наберется «критическая масса» организаций, готовых к работе с ЭДО. Мы стараемся поддерживать инициативы по популяризации ЭП и ЭДО — участвуем в конференциях, делимся своим опытом и видением», — комментирует управляющий партнер аудиторско-консалтинговой компании BDO Unicon Outsourcing Сергей Тиунов.
«Не все партнеры и клиенты пока готовы перейти к работе по электронной подписи, плюс проверяющие органы все равно могут запрашивать документы в физическом виде. При этом, в государственных органах есть четкие инструкции по использования электронных документов, однако иногда сотрудники не вполне готовы к их применению, — сетует сооснователь курьерской службы для интернет-магазинов TopDelivery Глеб Никулин.
В то же время, использование ЭДО выгодно не только отдельным компаниям, но и государству. По оценкам ФНС, уже за первые шесть лет после перехода на электронные документы Россия может сэкономить порядка 100 млрд рублей.
Скептики и критики ЭДО и электронной подписи выражают сомнения в безопасности электронного документооборота.
«Электронные документы передаются в зашифрованном виде, исключающему перехват или подмену данных. Например, в некоторых системах ЭДО для дополнительной защиты используется двухфакторная аутентификацию: для входа в систему нужно будет не только указать необходимый сертификат ключа подписи, но и ввести код из SMS-сообщения», — поясняет Василий Зудин. «К слову о безопасности, ЭП надежнее любой физической подписи», — утверждает Сергей Тиунов.
«В данной системе есть свои риски, ведь, как и любую другую электронную систему, ее, рано или поздно, попытаются взломать. Но пока это сложно как-то комментировать, таких прецедентов немного. На данный момент главное — не допустить потери или кражи электронного ключа подписи, ведь с его помощью злоумышленник может легко подделать любой документ», — считает Инна Алексеева, генеральный директор PR-агентства PR Partner.
Одним из решений проблемы безопасности является использование облачной электронной подписи. Такое решение пока не столь популярно, как электронная подпись на физическом носителе, однако уже внедряется некоторыми игроками, в частности, компанией «Такском». Как уже отмечалось выше, электронная подпись на физическом носителе позволяет полностью контролировать её владельцу сам этот физический носитель, а, следовательно, и все аспекты использования электронной подписи.
Однако ровно в том объеме, насколько пользователь получает полный контроль, ровно на столько же и повышается его ответственность за хранение носителя электронной подписи, а также снижается удобство, насколько легко он сможет ей воспользоваться. Облачная электронная подпись представляет здесь разумный компромисс. В случае с облачной электронной подписью всё сложное в установке и обслуживании оборудование по аппаратному обеспечению ключей и сертификатов электронной подписи хранится на стороне удостоверяющего центра, в данном случае в центрах безопасности компании «Такском».
Клиенту же предоставляется простое в установке и использовании приложение, которое использует мультифакторную аутентификацию через SMS-код на сотовый телефон, дополнительные PIN-коды и другие средства безопасности для проверки личности пользователя. Как только личность пользователя проверена и подтверждена, он может воспользоваться своей электронной подписью и подписать ей нужный документ или файл. В результате, электронная подпись легко становится доступной к использованию практически с любого мобильного устройства, будь то компьютерный планшет, или смартфон.
«Для нас было важно сделать максимально эффективную и надежную программу для работы с электронной подписью. Мы разработали эксклюзивное приложение для магазина Windows, потому что традиционно именно в пользу этой операционной системы делает выбор современный бизнес. Функциональность приложения и операционной системы Windows позволяют выполнять необходимые операции и не бояться за сохранность конфиденциальных данных пользователей.
Используя приложение «Моя электронная подпись» на планшетах, представители малого и среднего бизнеса смогут значительно сэкономить время и ресурсы для работы с документацией, что увеличит продуктивность компании в целом. Мы планируем и дальше работать над развитием функциональности приложения, дополняя и улучшая его», — отметил Александр Тупицын, заместитель генерального директора по техническому развитию компании «Такском».
Возвращаясь к началу статьи — в руках у девушки может быть не только ноутбук, но и планшет с операционной системой Windows 8. Благодаря решениям от Microsoft, Prestigio и «Такском», электронный документооборот стал еще доступнее, и теперь не только отчетность, но и участие в электронных торгах, передача юридически значимых документов контрагентам, подписание внутренних документов организации доступны как со стационарного, так и мобильного рабочего места.