Особенности проведения инвентаризации в бюджетных организациях
Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета: характеристика целей, способы проведения. Знакомство с классификацией источников финансирования дефицита бюджета. Рассмотрение особенностей проведения инвентаризации в бюджетных организациях.
Рубрика Бухгалтерский учет и аудит Вид дипломная работа Язык русский Дата добавления 24.05.2014 Размер файла 4,8 M Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную нижеСтуденты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
Управление любой организацией, в первую очередь, начинается с анализа её текущего состояния. В свою очередь, оценка реального финансового состояния организации предполагает наличие достоверной информации обо всем имуществе, находящемся в ее распоряжении: наличии, количестве, состоянии, в котором это имущество находится, и правильности его стоимости [18].
Основным источником информации о состоянии организации является бухгалтерский учет, однако по разным причинам реальное состояние и данные бухгалтерского учета могут различаться. Процесс проверки имущества и обязательств и называется инвентаризацией [22].
Инвентаризация - это контрольная функция учета, позволяющая выявить случаи необоснованного уменьшения капитала компании, вложенного в различные виды имущества (активов) [25].
Инвентаризация - это механизм, позволяющий убедиться в достоверности учета. Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации [31].
Таким образом, вопросы организации и проведения инвентаризации являются актуальными не только с точки зрения научно-исследовательской задачи, но и важнейшей практической проблемой для управления и повышения эффективности бюджетных организаций.
Целью настоящей дипломной работы является изучение особенностей проведения инвентаризации в бюджетных организациях и поиск путей оптимизации этого процесса.
Для достижения указанной цели в дипломной работе поставлены и решены следующие задачи:
1) рассмотрены основные понятия, этапы и мероприятия при проведении инвентаризации;
2) изучена нормативно-правовая база;
3) сделана организационно-экономическая характеристика исследуемого учреждения, проанализирована процедура инвентаризации, проведенная в 2011 году;
4) выявлены типичныенарушения при проведении инвентаризации;
5) сформулированы основные направления по оптимизации процедуры инвентаризации.
Объектом исследования является Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования города Москвы Колледж городской инфраструктуры и строительства №1. Предметом исследования стала процедура инвентаризации, проведенная в 2011 году.
Структура выпускной квалификационной работы состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников и приложений. В первой главе работы «Теоретические аспекты инвентаризации»даны определения основным понятиям, изучена нормативно-правовая база документов, регулирующих проведение инвентаризации, выявлены основные этапы и мероприятия инвентаризации. Во второй главе «Проведение инвентаризации в ГБОУ КГИС №1» дана организационно-экономическая характеристика исследуемому предприятию, выявлены особенности, связанные со статусом бюджетного учреждения образования, проведен анализ фактических и плановых доходов и расходов и их структуры в 2011-2012 году, проанализирована организационная работа по подготовке и мероприятия, проведенные в рамках инвентаризации. В третьей главе «Предложения по усовершенствованию процедуры проведения инвентаризации» систематизированы типичные ошибки и их последствия при проведении инвентаризации, выявлены основные способы оптимизации мероприятий при проведении инвентаризации. Практическая значимость работы состоит в следующем: возможность использовать предложенные направления оптимизации при проведении инвентаризации, возможность использовать обобщенную информацию о представленных на рынке автоматизированных системах учета и инвентаризации при принятии решений о выборе такой системы, возможность использовать систематизированный реестр типовых ошибок и нарушений для самоконтроля и самопроверки при работе инвентаризационной комиссии.
Основными источниками информации, используемыми при написании работы, стали нормативные документы, регламентирующие ведение бухгалтерского учета и проведение инвентаризации, учебная литература по исследуемой проблеме, материалы периодической печати и электронных средств массовой информации.
1. Теоретические аспекты инвентаризации
1.1 Основные понятия
Слово "инвентаризация" в русском языке существует менее ста лет. Впервые это слово было упомянуто в 1931 году в № 8 "Вестника АН", а глагол "инвентаризировать" - в 1935 году. Первичное существительное, от которого эти слова произошли, "инвентарь" - весьма старое и датируется, как минимум, 1713 годом. Первоначально оно существовало в формах - инвентариум и инвентарий. Но победила немецкая версия - инвентарь. Слово это возникло в латинском языке, где inventar или inventarium означало "опись", теперь оно означает "совокупность предметов"[36].
В современном обиходе инвентаризацией называется элемент метода бухгалтерского учета. Любая учетная работа начинается с инвентаризации или с описи имущества. Всегда проводился пересчет ценностей, чтобы узнать, умножаются или уменьшаются ресурсы частного хозяйства или страны. Например, в Древнем Египте (3400-2980 гг. до н.э.) один раз в два года проводилась сплошная инвентаризацияпо всей стране, описывали все, что можно, считалось, что имущество граждан находится у них во владении, а собственником всего является фараон[36]. Первоначально инвентаризация носила информационный характер: необходимо было знать, что находится во владении. Со временем она приобрела контрольный характер: все имущество распределялось между конкретными людьми, вводился текущий учет за всеми поступлениями и выдачами. Периодически данные этого учета сравнивались с тем, что было в наличии.У же тогда люди поняли самое главное: и излишки, и недостачи - это большое зло, и лицо, допустившее их, должно быть наказано.
Сначала была только натуральная инвентаризация, что позволяло выявить наличие учетных объектов, однако определить общую ценность было невозможно. Это связано с тем, что на Древнем Востоке (Египет, Вавилон, Персия, Палестина) длительный период в обиходе не было денег. Монеты появятся в VII веке до н.э. в Древней Греции, и тогда возникнет новая проблема: оценки инвентаря.
В средневековье (VIII-IX в. н.э.) в учете наблюдается преобладание натурального измерителя, но с другой стороны, делаются попытки структурировать инвентаризационные описи. Выделялись четыре группы ценностей: здания и сооружения; хозяйственный инвентарь; продукты; скот. В этом списке отсутствуют деньги, что свидетельствует о низком, по сравнению с античным миром, уровне товарных отношений. Но с Х века деньги начнут вновь широко проникать в жизнь Западной Европы. В инвентарных описях того времени появляется принцип значимости: то, что нельзя было продать за достаточно значимую сумму, то не получало отражения в учете.
Развитие капитализма серьезно повлияло на методологию инвентаризации: прежде всего, расширился ее объект. На первое место выдвинулся учет кассы: денежных средств, далее дебиторской задолженности и, наконец, ценных бумаг. Инвентаризация кредиторской задолженности будет признана много позднее, тогда предполагалось, что задолженность должны учитывать и отслеживать сами кредиторы.
Капитализм требовал исчисления финансовых результатов, и вплоть до конца XIX века все бухгалтеры могли это делать только посредством инвентаризации. Происходило это таким образом. Счет любого товара по дебету отражал поступление ценностей по покупным ценам, а списание товаров проводилось по кредиту и по продажным ценам. Поэтому возникала несопоставимость оборотов и, чтобы выявить финансовый результат, прибегали к инвентаризации товарных остатков, которые расценивались по покупным ценам. К начальному остатку товаров прибавлялось все поступление товаров за отчетный период и вычитался конечный остаток. В результате устанавливалась себестоимость проданных товаров. Потом ее вычитали из выручки и находили прибыль или убыток[36].
Инвентаризацию признали обычным постоянным делом и она стала средством управления финансами практически любой фирмы.
С помощью данных, полученных на основе инвентаризации имущества и обязательств организации (видов кредиторской задолженности), обеспечивается полное соответствие записей в системе бухгалтерского учета фактическому наличию и состоянию учетных объектов и, следовательно, достоверное представление сведений в бухгалтерской (финансовой) отчетности[17].
Несмотря на использование в бухгалтерском учете документирования всех совершаемых хозяйственных операций, соответствие учетных и фактических данных не всегда обеспечивается из-за действия объективных причин. Ими являются совершенные хозяйственные операции, не поддающиеся документальному оформлению в момент их возникновения:
- естественная убыль ценностей в процессе хранения (усушка, утечка, розлив, утруска, испарение, раскрошка, распыл, выветривание и др.);
- неточное взвешивание, измерение при поступлении или отпуске ценностей;
- пересортица взаимозаменяемых материалов, продуктов, изделий, возникающая при выбытии активов (передача в производство или хозяйственные нужды, продажа и др.);
- ошибки в первичных документах на поступление и расходование ресурсов;
- ошибочные записи в регистрах синтетического и аналитического учета;
- злоупотребления материально ответственных лиц (обмеры, обвесы, хищения и др.)[23].
Для устранения расхождений между фактическими данными и сведениями о стоимости имущества и обязательств организации, отраженными в бухгалтерском учете, проводится периодическая проверка их в натуральной форме (для имущества) и сверка расчетов (по обязательствам).
Основные цели инвентаризации представлены на рис. 1.
Рис. 1. Основные цели инвентаризации имущества и обязательств
Роль инвентаризации не ограничивается проверкой фактического наличия ценностей. В процессе инвентаризации имущества проводятся следующие мероприятия:
- организуется контроль соблюдения требований в деятельности материально ответственных лиц по сохранности ресурсов (правил составления, оформления и представления первичных учетных документов, правил приемки, хранения и отпуска ценностей и др.);
- упорядочивается складское хозяйство (проверяется состояние складских помещений, порядок хранения ценностей, качество весоизмерительного хозяйства и др.);
- устанавливаются качественные характеристики материальных ресурсов: выявляются залежалые и неиспользуемые ценности, имущество, полностью или частично потерявшее первоначальные свойства, неходовые и не пользующиеся спросом готовые изделия и др. На основе полученной информации принимаются меры по их переоценке, продаже или использованию для других нужд;
- выявляются непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению основные средства;
- проверяется соблюдение правил содержания и эксплуатации основных средств[44].
В ходе инвентаризации расчетов с юридическими и физическими лицами проводятся следующие мероприятия:
- выявляется соблюдение правил расчетов с физическими лицами (подотчетными лицами, с работниками по оплате труда, с депонентами);
- оценивается соблюдение расчетно-платежной дисциплины (по расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами, поставщиками и подрядчиками, с учредителями и др.);
- оценивается работа по выявлению и предотвращению потерь от несвоевременного взыскания дебиторской задолженности всех видов, пропуска сроков исковой давности[26].
Организация с учетом специфики своей деятельности и задач, которые необходимо решить в ходе инвентаризации, использует различные виды инвентаризации.
По периодичности проведения в соответствии с учетной политикой организации различают плановую и внеплановую инвентаризацию.
Плановая инвентаризация проводится в соответствии с планом контрольно-ревизионных работ органа внутрихозяйственного контроля (ревизионной комиссии, внутреннего аудита) и учетной политики организации, а также тогда, когда проведение инвентаризации обязательно согласно законодательству. К плановым инвентаризациям относятся также и ежегодные инвентаризации, проводимые перед составлением годового отчета[28].
Внеплановые (внезапные) инвентаризации (проведение которых не предусмотрено в учетной политике и плане контрольно-ревизионных работ, а также их проведение не носит обязательный характер) проводятся внешними аудиторами при проведении аудита (обязательного или инициативного) в данной организации, внутренними ревизорами ревизионной комиссии, аудиторами аудиторской службы, инвентаризационной комиссией организации при выявлении фактов нарушений законности, по сигналам персонала, при обнаружении сомнительных хозяйственных операций и др.
В зависимости от полноты охвата имущества и обязательства организации различают полную и частичную инвентаризацию.
Полная инвентаризация - это проверка в натуре всего имущества организации и ее обязательств на определенную дату. Полная инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при реорганизации экономического субъекта и т.д.[19]
Частичной (выборочной) инвентаризацией является каждая отдельная проверка в натуре объектов определенных видов. Например, инвентаризация материалов на складе, инвентаризация денежных средств в кассе и др.
Выборочная инвентаризация наличия товарно-материальных ценностей может проводиться в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков приведения инвентаризации, а также установления фактов списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам.
Организация самостоятельно решает вопросы проведения полной или частичной инвентаризации и отражает это в приказе по учетной политике исходя из требований действующего законодательства[24].
По обязательности проведения различают инвентаризацию обязательную и инициативную.
Обязательная инвентаризация проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством РФ, инициативная -- по решению руководства организации.
По методу проведения выделяют натуральную и документальную инвентаризацию.
Натуральная инвентаризация состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера и т.д. Документальная инвентаризация заключается в проверке документального подтверждения наличия объектов[29].
Признаки классификации и виды проводимых организациями инвентаризаций изображены на рис. 2.
Рис. 2. Признаки классификаций инвентаризации
Таким образом, инвентаризация имущества и обязательств компании является необходимой процедурой внутреннего контроля и обязательным элементом учетной политики.
1.2 Нормативное регулирование
В рамках реформирования бюджетной системы Президентом Российской Федерации Д. Медведевым был подписан Федеральный закон от 08.05.2010 № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений».
Поправки коснулись около 40 законодательный актов, регулирующих правоотношения в бюджетной и банковской сфере, в образовании, деятельность автономных и некоммерческих организаций, вопросы налогообложения и учета.
Принятие закона направлено на оптимизацию сети государственных и муниципальных учреждений: снижение темпов роста расходов бюджетов, создание условий и стимулов для сокращения внутренних издержек учреждений и привлечения ими дополнительных источников финансирования за счет осуществления коммерческой деятельности.Закон № 83-ФЗ вступил в силу с 1 января 2011 года, за исключением некоторых его положений, для которых предусмотрены иные сроки введения в действие[2, 42].Для проведения реформы бюджетной системы с 1 января 2011 года до 1 июля 2012 года установлен переходный период. Закон устанавливает три формы учреждений бюджетной сферы: казенные, автономные и бюджетные[2, 42].
Бюджетное учреждение - некоммерческая организация, созданная Российской Федерацией, субъектом РФ или муниципальным образованием для выполнения работ, оказания услуг в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством РФ полномочий соответствующих органов государственной власти или органов местного самоуправления в сферах науки, образования, здравоохранения, культуры, социальной защиты, занятости населения, физкультуры и спорта, а также в иных сферах[1,39].
Для учреждений бюджетной сферы применяется пятиуровневая система нормативного регулирования [43]:
· Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996;
· Бюджетный кодекс РФ;
· Налоговый кодекс РФ;
· Трудовой кодекс РФ.
· «Инструкция по бюджетному учету» утверждена приказом Минфина РФ № 162н от 06.12.2010[4,40];
· «Единый план счетов бухгалтерского учета для государственных органов власти, органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкция по его применению» утвержден приказом Минфина РФ № 157н от 01.12.2010 [5,38];
· «План счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и инструкция по его применению» утвержден приказом Минфина РФ № 174н от 16.12.2010 [6,39];
· «План счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и инструкция по его применению» утвержден приказом Минфина РФ № 183н от 23.12.2010 [7,39];
· «Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ» утверждены приказом Минфина РФ № 180н от 21.12.2011 в редакции приказа Минфина РФ № 39н от 20.03.2012 [8,38];
· «Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы РФ» утверждена приказом Минфина РФ № 191н от 28.12.2010 [10,41];
· «Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных), бюджетных и автономных учреждений» утверждена приказом Минфина РФ № 33н от 25.05.2011 [12,41].
III уровень.Правовые акты, издаваемые Минфином РФ и финансовыми органами различными уровнями:
- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 [13, 41];
- Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (в ред. Постановлений Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26, от 03.05.2000 № 36) [15;43];
- Постановление Госкомстата РФ от 3 мая 2000 г. № 36 «О внесении изменений в Постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»«.
Правовые акты, издаваемые с учетом отраслевых особенностей (например, закон «Об образовании», закон «О культуре», закон «О полиции» и т.д.)
Внутренние документы учреждений бюджетной сферы [16, 44].
Таким образом, при проведении инвентаризации членам назначенной руководителем организации инвентаризационной комиссии необходимо ознакомиться:
· с действующими на момент проведения инвентаризации планом счетов бухгалтерского учета и инструкцией по его применению;
· с методическими указаниями, инструкциями и другими нормативными актами, регулирующими вопросы бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации.